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審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的整理方法
檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)有許多學(xué)問(wèn)在里面。下面就為大家整理了一些審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的整理方法，希望對(duì)大家有所幫助!
一、分類(lèi)排序
審計(jì)項(xiàng)目檔案材料的整理，應(yīng)遵循審計(jì)成文規(guī)律和特點(diǎn)，并保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)四個(gè)單元進(jìn)行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實(shí)踐中按以下單元分類(lèi)歸檔排序比較合理：
第一單元：結(jié)論類(lèi)文件材料(凡帶★號(hào)的條目為必備文件材料)
1.上級(jí)機(jī)關(guān)(領(lǐng)導(dǎo))對(duì)審計(jì)項(xiàng)目形成的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)移送及《審計(jì)要情》、《專(zhuān)題報(bào)告》等審計(jì)信息的批示、簽報(bào)
2.審計(jì)情況報(bào)告及審計(jì)情況報(bào)告代擬稿
審計(jì)結(jié)果報(bào)告及審計(jì)結(jié)果報(bào)告代擬稿
審計(jì)綜合報(bào)告及審計(jì)綜合報(bào)告代擬稿
3.審計(jì)報(bào)告★
審計(jì)報(bào)告代擬稿
審計(jì)報(bào)告送達(dá)回證★
業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)書(shū)★
審計(jì)組對(duì)被審計(jì)對(duì)象反饋意見(jiàn)的說(shuō)明
被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告(征求意見(jiàn)稿)的答復(fù)
審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿及送達(dá)回證★
審計(jì)組審計(jì)報(bào)告
4.審計(jì)決定書(shū)★
審計(jì)決定書(shū)代擬稿
審計(jì)決定書(shū)送達(dá)回證★
5.審計(jì)移送處理書(shū)
審計(jì)移送處理書(shū)代擬稿
審計(jì)移送處理書(shū)送達(dá)回證
6.審計(jì)移送處理書(shū)審理意見(jiàn)書(shū)
審計(jì)項(xiàng)目審理意見(jiàn)書(shū)★
審理意見(jiàn)采納情況說(shuō)明書(shū)
7.審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要★
8.審計(jì)組會(huì)議記錄★
9.重要管理事項(xiàng)記錄
第二單元 證明類(lèi)文件材料
10.被審計(jì)單位承諾書(shū)★
11.匯總工作底稿★
12.審計(jì)工作底稿及審計(jì)證據(jù)★
13.審計(jì)移送處理書(shū)附件原始取證單
14.《審計(jì)要情》、《專(zhuān)題報(bào)告》涉及問(wèn)題的證據(jù)材料
15.舉報(bào)問(wèn)題情況核實(shí)材料或取證材料
16.查詢(xún)被審計(jì)單位銀行存款、賬戶有關(guān)資料
第三單元 立項(xiàng)類(lèi)文件資料
17.上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)或本級(jí)政府的指令性文件
舉報(bào)材料及領(lǐng)導(dǎo)批示
審計(jì)工作方案
審計(jì)工作方案調(diào)整及相關(guān)材料
審計(jì)報(bào)告模板
18.調(diào)查了解記錄★
調(diào)查了解記錄及相關(guān)的審計(jì)取證
19.審計(jì)實(shí)施方案★
審計(jì)實(shí)施方案調(diào)整說(shuō)明及相關(guān)材料
20.審計(jì)通知書(shū)及送達(dá)回證★
審計(jì)通知書(shū)代擬稿
授權(quán)審計(jì)通知書(shū)
第四單元 備查類(lèi)文件資料
21.審計(jì)結(jié)果公告
22.審計(jì)整改情況報(bào)告
審計(jì)整改檢查取證資料
被審單位整改情況報(bào)告
23.審計(jì)宣傳信息
24.審計(jì)工作報(bào)告
25.相關(guān)部門(mén)出臺(tái)的管理制度、辦法
26.審計(jì)移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料
27.審計(jì)評(píng)估表、測(cè)算表
28.被審計(jì)單位自查報(bào)告或自查表
二、加工整理
首先應(yīng)檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應(yīng)對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡模糊的檔案材料進(jìn)行加工處理。具體應(yīng)注意做好以下幾項(xiàng)工作：
1. 確定每份審計(jì)工作底稿及附件審計(jì)取證材料的順序，避免把資料放錯(cuò)位置，同時(shí)撤出冗余資料。
2.對(duì)紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后并注明復(fù)制原因。
3.幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁，保證每頁(yè)最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。
4.幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托舉。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
5.裝訂邊線過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊。
6. 拆除檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。
三、編寫(xiě)目錄
編寫(xiě)目錄包括分卷、編頁(yè)、編目三個(gè)過(guò)程：
1.分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時(shí)，就可以分卷了。同類(lèi)檔案如果太厚，應(yīng)該分成多卷裝訂(并于編目時(shí)在文件標(biāo)題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進(jìn)檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應(yīng)做到不凹不凸。
2.編頁(yè)。每卷材料應(yīng)獨(dú)立編頁(yè)以便于查閱，編寫(xiě)頁(yè)碼要用鉛筆以便于修改;頁(yè)碼標(biāo)記應(yīng)在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過(guò)大或者過(guò)小，過(guò)大影響美觀，過(guò)小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。
3.編目。檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)編寫(xiě)目錄，做到目錄清楚，填寫(xiě)準(zhǔn)確。目錄包括順序號(hào)、文件作者、收發(fā)文號(hào)、頁(yè)碼、文件標(biāo)題、文件日期、備注等。填寫(xiě)“順序號(hào)”用阿拉伯?dāng)?shù)字;“文件作者”填寫(xiě)單位、處科股室或?qū)徲?jì)組名稱(chēng);“收發(fā)文號(hào)”有文號(hào)的填寫(xiě)，沒(méi)有的不填;“頁(yè)碼”按照編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě);“文件標(biāo)題”根據(jù)材料題目或主要內(nèi)容填寫(xiě)，標(biāo)題必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn);“文件時(shí)間”填寫(xiě)材料落款的具體年月日時(shí)間;“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。
四、裝訂成冊(cè)
裝訂時(shí)將檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料按目錄順序排列，左邊、下邊對(duì)齊，置于檔案卷夾在左側(cè)打孔裝訂。裝訂應(yīng)嚴(yán)格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進(jìn)行
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