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辦公秘書應具備的十二種能力
秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。下面就由yjbys小編來談談這些能力。想了解更多相關資訊請持續(xù)關注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)。
1 觀察能力
一個好秘書必須具備良好的觀察能力，即在工作中要時時、處處做有心人。要善于觀察自己所服務的領導，對領導了解越多，雙方工作的默契程度就越高。要善于觀察業(yè)務過程，如所布置的工作進展如何、有何反饋信息等。要善于觀察周圍的環(huán)境，如同事間的關系是否融洽等，有利于掌握工作的主動權。人的觀察力存在個體差異，這些差異與人的先天素質(zhì)和后天實踐活動及培養(yǎng)都有密切關系。良好的觀察能力是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結果。
2 記憶能力
記憶是人腦對過去經(jīng)驗中發(fā)生過的事情的反映。秘書職能的要點是領導功能的延伸與補充，領導往往要求秘書人員能夠成為“信息庫”。在記憶能力方面，秘書人員要做到“精確”與“持久”，精確就是準確精細地反映對象而不出偏差，持久就是對相關內(nèi)容能夠長久牢固記憶。良好的記憶能力也是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結果。
3 分析判斷能力
分析判斷能力是指人對事物進行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領導對秘書人員的要求。分析判斷能力較強的人，往往學術有專攻，技能有專長，在自己擅長的領域里有著獨到的見解。秘書人員要具有較強的分析判斷能力，必須有強烈的求知欲，養(yǎng)成勤思的習慣，在實踐中不斷培養(yǎng)和鍛煉。
4 應變能力
所謂應變能力，就是當環(huán)境、條件、對手等發(fā)生變化時，能夠及時采取措施迅速加以應對的能力。應變能力是種急智，是對秘書人員才智的全面檢驗，需要廣博的知識、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經(jīng)驗。培養(yǎng)應變能力，要養(yǎng)成事先策劃、周密計劃的習慣，要勇于實踐、不怕跌倒，要善于總結、舉一反三、積累經(jīng)驗。
另一方面是專業(yè)能力，即秘書人員的職業(yè)技能。
5 速記能力
速記是一種快速記錄口語的技術方式，用簡單的符號或代碼和縮寫規(guī)則把交際和思維中的口語轉(zhuǎn)換成視覺形式。為了對領導的指示與口述、會議內(nèi)容等作出迅速、準確的記錄，秘書人員有必要學一點速記。
6 表達能力
表達能力指一個人把自己的思想、情感、想法和意圖等，用語言、文字、圖形、表情和動作等清晰明確地表達出來，并善于讓他人理解、體會和掌握。表達能力主要包括口頭表達能力和文字表達能力。在這方面，秘書人員要做到“清楚明白、注意分寸、生動形象”。
7 聽知能力
聽知能力就是聽懂、理解、記憶他人談話的綜合能力。秘書人員要有高度的注意力和準確迅速的理解力。良好的聽知能力能幫助秘書人員在工作中準確領會講話人的意圖，這需要秘書人員多學、多聽、多問、多思考。
8 編輯校對能力
日常工作中，文書制作及對文獻資料的整理、會議信息的編寫、工作通報和專業(yè)刊物的編撰等都涉及秘書人員的編輯與校對能力。要提高這方面的能力，需要秘書人員加強學習，提高語言文字水平，以便及時準確地反映各類信息，為領導的管理和決策服務。
9 辦事能力
辦事能力是秘書人員獨立、高效地處理各種日常工作的本領。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，無論是內(nèi)部工作還是外部工作，都要拿得起來。要提高辦事能力，秘書人員應做到明確職責范圍，知曉辦事程序，區(qū)分輕重緩急。
10 操作設備能力
辦公自動化設備的應用使秘書工作方式發(fā)生了巨大變化。這就要求秘書人員掌握多種專業(yè)化的事務工作技能，以提高辦公設備的操作能力。
11 社交與公關能力
秘書人員要學習心理學知識，加強人格修養(yǎng)，了解掌握社交和公關的特點、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。
12 調(diào)研能力
秘書人員應掌握調(diào)查研究和統(tǒng)計的基本方法，學會收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領導決策提供參謀服務。
辦公秘書的禮儀知識
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秘書在工作中往往代表著機關和領導，應當對交往對象給予充分的尊重，體現(xiàn)“尊重在先”的原則。秘書在與他人交談時，不應站在或坐在高于對方的位置上，以免給人造成“居高臨下”的感覺。不可將自己的頭部仰靠在椅背上，也不宜高翹“二郎腿”，更不能將腳尖抬起，直指對方，避免給對方形成散漫、傲慢的印象。倘若對方是一位異性，還須與之保持一定的距離，以免讓對方感覺不便，或產(chǎn)生誤解。
交談過程中，應兩眼注視對方，精神飽滿，神情專注，并不時點頭表示正在傾聽。此時如果舉目四顧，心不在焉，神情倦怠，就容易被認為對談話漫不經(jīng)心或不耐煩；如果手舞足蹈，指手畫腳，高談闊論，就會使對方覺得你目中無人、狂傲輕浮。
（二）自然
秘書舉止以自然為宜，切忌虛假、做作、呆板、局促、勉強。秘書在與人交往中宜以微笑表示親切和熱情，而不宜滿臉堆笑或強作歡顏，這樣容易給人造成刻意逢迎的感覺。再如，欣喜時可以露出自然的笑容，不宜歪腦袋、擠笑靨、旁若無人地大笑不已。做手勢時宜并攏四指，切忌高翹小指。在與熟人相處時要不失親切，略可隨意，而不宜正襟危坐、不茍言笑。
（三）穩(wěn)重
秘書工作繁雜、瑣碎，但又不容有疏漏，這就要求秘書舉止要穩(wěn)妥可靠，有條不紊，忙而不亂。只有這樣，才能展現(xiàn)出自己獨特的內(nèi)涵。在匯報工作時，應神態(tài)安詳，口齒清晰，談吐自如。在取物品時，要先看清情況，然后眼到手到，駕輕就熟。在會議室入座時，要小心翼翼，輕穩(wěn)就座，不可搖搖晃晃，東踩西踏，將座椅拉得亂響，有意無意地制造擾人的噪音。在敲門時，應用手指輕叩，不宜拳擂、腳踹；關門時，應用雙手輕輕推上，不可用力猛甩，或是用腳踢上。
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秘書的靜止姿態(tài)以端莊為要。我國傳統(tǒng)上有“站如松，坐如鐘，臥如弓”“頭容正，肩容平，胸容寬，背容直”“顏色：宜和、宜靜、宜莊”等一系列的禮儀要求，講的都是舉止中的端莊之美，這些要求對于秘書也是適用的。
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