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項(xiàng)目管理中的溝通管理策略
項(xiàng)目管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，為了保證項(xiàng)目施工的質(zhì)量，相關(guān)工作人員一定要做好溝通工作，溝通是協(xié)調(diào)的主要方式，在溝通中，可以提高人們的工作效率，可以保證項(xiàng)目順利完成。以下是小編整理的項(xiàng)目管理中的溝通管理策略，歡迎大家分享。
一、建立良好的溝通體系
在制定項(xiàng)目管理策略時(shí)，首先要建立良好的溝通體系，還要對(duì)這一管理體系進(jìn)行完善。在項(xiàng)目管理計(jì)劃中，要制定項(xiàng)目管理培訓(xùn)溝通計(jì)劃，這項(xiàng)工作對(duì)項(xiàng)目施工質(zhì)量有著重要影響，但是很多管理人員會(huì)忽視這項(xiàng)工作，由于沒(méi)有制定完整的溝通計(jì)劃，所以項(xiàng)目溝通管理一直處于比較混亂的形式下，影響了溝通的效率以及質(zhì)量。項(xiàng)目溝通可以與客戶建立良好的關(guān)系，在溝通的過(guò)程中，主要依靠了項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗(yàn)，所以，高效的溝通體系一般只存在于項(xiàng)目經(jīng)理的大腦中，缺乏書(shū)面計(jì)劃，只是口頭傳教的方式效率比較低。只有對(duì)溝通計(jì)劃方案的編制進(jìn)行規(guī)范，才能提高溝通的效率，通過(guò)以往項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目經(jīng)理可以總結(jié)出書(shū)面的計(jì)劃報(bào)告，通過(guò)書(shū)面文字對(duì)其他工作人員進(jìn)行教育，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流的方式，可以實(shí)現(xiàn)信息與經(jīng)驗(yàn)的共享，可以提高工作的效率以及工作人員的業(yè)務(wù)水平。
項(xiàng)目管理中包括多項(xiàng)項(xiàng)目溝通計(jì)劃，在編制的過(guò)程中，一定要掌握組織結(jié)構(gòu)以及項(xiàng)目干系的相關(guān)信息，項(xiàng)目經(jīng)理要了解組織結(jié)構(gòu)中溝通需求對(duì)組織計(jì)劃的影響，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期向項(xiàng)目管理部門(mén)遞交分析報(bào)告，這也是溝通計(jì)劃中的重要內(nèi)容。在項(xiàng)目管理中包含多個(gè)項(xiàng)目干系人，為了保證其利益，要對(duì)項(xiàng)目干系人的需要進(jìn)行調(diào)查，還要認(rèn)真考慮并盡量滿足其要求。在項(xiàng)目管理體系中，最重要的項(xiàng)目干系人就是客戶，其次還包括項(xiàng)目經(jīng)理等工作人員，制定完善的溝通體系后，可以更好的了解到客戶的需求，可以掌握不同階段，項(xiàng)目干系人需求的變化情況，可以了解到客戶的偏好，相關(guān)工作人員要認(rèn)真分析與處理這些信息，在制定溝通計(jì)劃時(shí)，要保證溝通系統(tǒng)的完善性以及全面性。
二、保證溝通的及時(shí)性與積極性
在項(xiàng)目管理中，要保證溝通的及時(shí)性，要快速提取溝通內(nèi)容的要點(diǎn)，還要及時(shí)解決溝通中提出的問(wèn)題，要保證項(xiàng)目信息溝通的時(shí)效性。在對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與存儲(chǔ)時(shí)，也要提高工作的效率，一定要保證信息交流的暢通性，這樣可以保證溝通的目的盡快達(dá)到。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理溝通中占有重要的地位，其主要負(fù)責(zé)信息的傳輸以及中轉(zhuǎn)，其主要責(zé)任就是保證信息交流的暢通性。項(xiàng)目經(jīng)理一定要做好各個(gè)部門(mén)之間的交流與溝通工作，還做好部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通工作，還要對(duì)項(xiàng)目組內(nèi)成員之間的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)。另外，公司與外聯(lián)公司之間的溝通也是通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理完成的，所以，項(xiàng)目經(jīng)理的工作繁多、責(zé)任重大，其必須發(fā)揮出重要的溝通與協(xié)調(diào)作用，才能保證項(xiàng)目管理溝通策略的完善性。
1.業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通
項(xiàng)目管理中包括多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，項(xiàng)目經(jīng)理首先要做好不同部門(mén)之間的溝通，要對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的需求進(jìn)行分析，還要總結(jié)出重點(diǎn)問(wèn)題，在溝通的過(guò)程中要發(fā)揮協(xié)調(diào)的作用，還要做到有的放矢，要以項(xiàng)目的整體性為前提，使各個(gè)部門(mén)了解到項(xiàng)目組的實(shí)際困難，要盡量解決部門(mén)提出的問(wèn)題，使部門(mén)之間相互理解。在溝通與交流的過(guò)程中，可能會(huì)涉及一些專業(yè)性比較強(qiáng)的問(wèn)題，所以，項(xiàng)目經(jīng)理也需要請(qǐng)業(yè)務(wù)專家進(jìn)行調(diào)節(jié)，可以使業(yè)務(wù)專家參與到溝通討論工作中，使其做技術(shù)上的引導(dǎo)。
2.做好與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通
在溝通的過(guò)程中，由于涉及的部門(mén)比較多，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要與不同部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，由于一些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限要大于項(xiàng)目經(jīng)理，在溝通的過(guò)程中，可能會(huì)受到較大的干擾與限制，為了保證溝通的效果，項(xiàng)目經(jīng)理需要定期向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際情況，請(qǐng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作出重要的指導(dǎo)，并給予一定支持。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)郵件的方式與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，根據(jù)不同部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限，需要提出不同的問(wèn)題，還要降低溝通的成本，提高解決問(wèn)題的效率。針對(duì)原則性問(wèn)題，不能由于權(quán)限而向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，一定要堅(jiān)持原則，對(duì)承諾的問(wèn)題一定要兌現(xiàn)，這樣才是對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。
3.做好與項(xiàng)目組成員之間的溝通
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，規(guī)模較大的項(xiàng)目主要是與各應(yīng)用的專業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。在某廠改造項(xiàng)目系統(tǒng)測(cè)試階段，開(kāi)發(fā)經(jīng)理和測(cè)試經(jīng)理關(guān)于提交的測(cè)試問(wèn)題數(shù)量存在爭(zhēng)論，開(kāi)發(fā)經(jīng)理認(rèn)為測(cè)試部門(mén)提交問(wèn)題重復(fù)，且數(shù)量過(guò)多;而測(cè)試經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目辦對(duì)于測(cè)試部門(mén)給出了測(cè)試標(biāo)桿值，他是按照這個(gè)來(lái)執(zhí)行的，而且他認(rèn)為開(kāi)發(fā)經(jīng)理一味偏袒開(kāi)發(fā)人員，且拒絕修改的問(wèn)題答復(fù)過(guò)于簡(jiǎn)單。
從這個(gè)案例當(dāng)中，筆者認(rèn)為關(guān)鍵在于項(xiàng)目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，因?yàn)檫@個(gè)結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯(cuò)誤的，要對(duì)信息進(jìn)行有效的確認(rèn)。同時(shí)在溝通過(guò)程當(dāng)中項(xiàng)目經(jīng)理要做到立場(chǎng)的合理切換，有時(shí)候要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上、有時(shí)候站在專業(yè)經(jīng)理的立場(chǎng)上。最后一點(diǎn)就是要堅(jiān)持項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中的公正、公平原則，對(duì)項(xiàng)目所涉及應(yīng)用不偏不倚，只談問(wèn)題的解決不談其余的個(gè)人問(wèn)題。
項(xiàng)目溝通管理的原理
1.好感原理：
人們喜歡那些欣賞自己的人。這一條原理的應(yīng)用方式是，通過(guò)贏得他人的好感，再達(dá)到影響他人的目的。我們必須發(fā)現(xiàn)自己和他人真正的相似之處，然后給予真心的贊美。項(xiàng)目經(jīng)理可以利用這個(gè)原理來(lái)培養(yǎng)與團(tuán)隊(duì)其他人員的關(guān)系，并可以修補(bǔ)受損或沒(méi)有成效的關(guān)系。
2.互惠原理：
人們會(huì)以同樣的方式給他人以回報(bào)。這一條原理的應(yīng)用方法是，施予別人你所想要的。人類有一個(gè)共同的性格特征，就是以別人對(duì)待自己的方式回報(bào)于人。贈(zèng)送禮物是互惠原理比較初級(jí)的一種應(yīng)用;在更高級(jí)的應(yīng)用中，如果項(xiàng)目經(jīng)理希望在辦公室內(nèi)培養(yǎng)積極的態(tài)度和有成效的人際關(guān)系，就可以通過(guò)這種方式獲得真正的先行者優(yōu)勢(shì)--只要項(xiàng)目經(jīng)理能率先展現(xiàn)出自己所期望的行為方式，就能引導(dǎo)同事和下屬員工做出同樣的行為。不論是信任、合作精神，或是討人喜歡的舉動(dòng)，對(duì)于這些項(xiàng)目經(jīng)理希望在他人身上看到的行為，項(xiàng)目經(jīng)理自己應(yīng)當(dāng)首先起到表率作用。
3.社會(huì)影響力原理：
人們會(huì)仿效與其相似的人的做法。該原理的應(yīng)用方法是，在一切可能的情況下，利用同等群體的力量。作為社會(huì)一員，在思考、感受和行動(dòng)方式上，我們都很容易受周?chē)说挠绊�。多�?xiàng)實(shí)驗(yàn)和日常經(jīng)驗(yàn)告訴我們，來(lái)自同等群體的說(shuō)服會(huì)異常有效。比如，大多數(shù)專業(yè)銷售人士都知道：當(dāng)滿意客戶與潛在客戶的境遇相似時(shí)，前者的話對(duì)后者最有影響力。
4.言行一致原理：
人們會(huì)依照自己的承諾行事。該原理的應(yīng)用方法是，讓人們做出積極、公開(kāi)和自愿的承諾。比如對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，假設(shè)你希望某個(gè)員工在交報(bào)告方面能夠更加及時(shí)，一旦你認(rèn)為他已經(jīng)同意，就應(yīng)該要求他將決定寫(xiě)成備忘錄，然后發(fā)給你。如此一來(lái)，他履行該承諾的可能性就會(huì)大大增加。
5.權(quán)威原理：
人們?cè)敢饴?tīng)從專家的意見(jiàn)。該原理的應(yīng)用方法是，把你的專長(zhǎng)顯露出來(lái)。面對(duì)現(xiàn)代生活的紛繁復(fù)雜，一位具備專業(yè)知識(shí)的專家可以為我們提供寶貴而高效的捷徑，幫助我們制訂出色的決定。由于我們有充分的理由聽(tīng)從專家的建議，那么項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)盡力嘗試在發(fā)揮影響力之前，確保讓自己具有一定的專長(zhǎng)。
6.稀缺性原理：
東西越少，想要的人就越多。該原理的應(yīng)用方法是，強(qiáng)調(diào)稀有性與獨(dú)家信息。多個(gè)研究顯示，當(dāng)物品和機(jī)會(huì)變得越匱乏時(shí)人們就會(huì)越重視。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這是個(gè)絕對(duì)有用的信息。他們可以借助組織中的稀缺資源，如有限的時(shí)間、有限的供應(yīng)以及獨(dú)特的提議，來(lái)達(dá)到自己的說(shuō)服目的。
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