來訪人員接待管理制度包括什么
為規(guī)范公司來訪人員的接待工作，需要制定相關(guān)的管理制度。下面是小編為你整理的來訪人員接待管理制度，希望對(duì)你有幫助。
來訪人員接待管理制度
第一章 總則
第一條 目的：規(guī)范公司的接待管理工作，按照熱情、周到、節(jié)儉、高效、廉潔的原則，逐步促進(jìn)公司接待工作的流程化、規(guī)范化建設(shè)，以不斷提高接待工作效率和水平，現(xiàn)結(jié)合前期各類賓客來訪參觀所積累的經(jīng)驗(yàn),特修訂本辦法。
第二條 范圍：用于規(guī)范湖南聲迅電子有限公司各類賓客來訪的接待管理工作。
第三條 管理原則
一、歸口管理原則
(一)政府主管部門(含外省、市)領(lǐng)導(dǎo)、重要新聞媒體記者、公司領(lǐng)導(dǎo)所安排的其它單位領(lǐng)導(dǎo)人員、北京總部和聲迅其他分公司領(lǐng)導(dǎo)來訪，由總經(jīng)理辦公室(包括文秘協(xié)調(diào)、行政模塊)牽頭、技防巡邏隊(duì)、運(yùn)營(yíng)服務(wù)中心、市場(chǎng)部、銷售部等部門共同配合，做好接待事宜工作。
(二)非涉及公司層面直接與各部門聯(lián)系工作的一般外單位人員來訪或涉及較強(qiáng)業(yè)務(wù)性接待事務(wù)，由對(duì)口部門具體負(fù)責(zé)接待工作，總經(jīng)辦提供協(xié)助，如對(duì)口部門不明確的則由總經(jīng)辦統(tǒng)籌安排接待。
(三)新開發(fā)客戶(包括潛在重要客戶)來訪、售后投訴分別歸口由銷售部、運(yùn)營(yíng)中心牽頭負(fù)責(zé)。
二、接待工作基本原則
(一)堅(jiān)持為提高公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的原則，強(qiáng)化公關(guān)和品牌意識(shí)，積極主動(dòng)宣傳企業(yè)形象。
(二)堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化的原則，符合禮儀要求，杜絕隨意性。
(三)堅(jiān)持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則，根據(jù)來賓的身份和任務(wù)執(zhí)行不同檔次的接待流程和標(biāo)準(zhǔn)，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。
三、堅(jiān)持各職能部門設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)對(duì)口接待的原則。
第二章 管理職能
第四條 公司總經(jīng)辦(含行政、文秘協(xié)調(diào)模塊)接待管理職能
一、負(fù)責(zé)接待管理規(guī)定的制定及監(jiān)督檢查工作。
二、負(fù)責(zé)了解來賓的目的和要求落實(shí)各環(huán)節(jié)的對(duì)口接待人員、地點(diǎn)、會(huì)務(wù)、后勤支持等準(zhǔn)備事宜，通知各相關(guān)部門做好接待過程中的組織協(xié)調(diào)和各類事務(wù)性工作。
三、嚴(yán)格執(zhí)行接待過程中的保密制度。
第五條 公司各職能部門接待管理職責(zé)
一、嚴(yán)格執(zhí)行總經(jīng)理辦公室制定的接待管理制度，按照接待流程做好歸屬本部門環(huán)節(jié)的每項(xiàng)接待工作。
二、在接待過程中嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
三、認(rèn)真、大方、清晰地向來賓詳細(xì)講解本部門職能及運(yùn)作情況，耐心解答來訪賓客的每個(gè)疑問。
四、認(rèn)真做好接待過程中歸屬本部門職能工作要求，如市場(chǎng)部宣傳資料與迎接標(biāo)語準(zhǔn)備、拍照安排等。
第三章 接待程序
第六條 各類接待工作由對(duì)口部門人員首先了解來訪者身份、來訪目的和要求，初步擬定接待流程和內(nèi)容后通報(bào)總經(jīng)理辦公室協(xié)調(diào)協(xié)助安排接待工作。重要賓客或客戶參觀應(yīng)至少提前一天通知各接待環(huán)節(jié)對(duì)口部門負(fù)責(zé)人，臨時(shí)通知參觀者除外。
第七條 凡來公司檢查工作的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、外省/地市參觀團(tuán)、重要嘉賓，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)統(tǒng)籌接待工作、安排講解員，并協(xié)調(diào)其他相關(guān)部門做好各自環(huán)節(jié)接待講解工作，公司領(lǐng)導(dǎo)全程陪同。在接到來訪參觀通知后，各相關(guān)部門應(yīng)提前做好如下準(zhǔn)備工作：
1、辦公大樓/樓外、公共區(qū)域衛(wèi)生、各參觀場(chǎng)所應(yīng)提前一天打掃干凈，各部門各自搞好本辦公室衛(wèi)生---行政部和相關(guān)部門負(fù)責(zé);
2、講說員、講說詞提前一天確定---文秘協(xié)調(diào)組、銷售部(客戶參觀);
3、來賓來訪身份及人員情況確認(rèn)---文秘協(xié)調(diào)組、市場(chǎng)部;
4、提前一小時(shí)布置好VIP會(huì)議室的水果、茶水及茶水人員---行政部;
5、賓客禮品包括數(shù)量、檔次及相關(guān)資料準(zhǔn)備---行政部、文秘協(xié)調(diào)組、市場(chǎng)部
6、根據(jù)貴賓來訪的級(jí)別及隨行人數(shù)，確定現(xiàn)場(chǎng)布置規(guī)格裝點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)，公司大廳正門前橫幅(重點(diǎn)歡迎內(nèi)容)---市場(chǎng)部;
7、大廳正門歡迎水牌：標(biāo)示出來訪單位、職位、來訪目的制作---市場(chǎng)部;
8、株洲市公安局對(duì)口職能宣傳部門及采訪媒體提前聯(lián)系及跟進(jìn)---市場(chǎng)部
9、現(xiàn)場(chǎng)攝影、攝像人員備好器材，提前半小時(shí)到位---市場(chǎng)部;
10、現(xiàn)場(chǎng)接待人員，公司執(zhí)行董事、總經(jīng)理、相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)(提前聯(lián)絡(luò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一起陪同)，確定人員及人員數(shù)量---總經(jīng)辦;
11、住宿安排準(zhǔn)備---文秘協(xié)調(diào)組(來賓向公司請(qǐng)示后再準(zhǔn)備);
12、用車、接送人員的組織與準(zhǔn)備---總經(jīng)辦行政部;
13、接待禮品的準(zhǔn)備，包括數(shù)量、檔次等---總經(jīng)辦行政部、文秘協(xié)調(diào)組;
14、宴請(qǐng)的準(zhǔn)備---文秘協(xié)調(diào)組(向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后再作準(zhǔn)備);
第八條 銷售客戶、業(yè)務(wù)單位，由銷售部負(fù)責(zé)接待工作，銷售部安排講解員負(fù)責(zé)全程講解，其他部門配合做好各自環(huán)節(jié)的接待工作，銷售部門負(fù)責(zé)人全程陪同，相關(guān)準(zhǔn)備工作參照第七條相關(guān)內(nèi)容規(guī)定執(zhí)行。
第九條 對(duì)于一般賓客來訪，要遵循如下流程：
1、前臺(tái)值勤人員要禮貌問清客人的來由，為客人倒水，請(qǐng)客人在大廳處稍坐一會(huì)，然后禮貌詢問客人來訪的目的和要會(huì)見的領(lǐng)導(dǎo)，做好來訪賓客的各項(xiàng)信息登記后再與要接待的領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，如確認(rèn)有預(yù)約的，要立即聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，安排會(huì)見。
2、聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要事先向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)來訪客人的單位、身份、姓名、來客人數(shù)及來訪目的。
3、可參照第三章第七條的相關(guān)規(guī)定做好有關(guān)要求的接待工作。
第十條 接待宴請(qǐng)和禮品贈(zèng)送標(biāo)準(zhǔn)
1、政府機(jī)關(guān)副廳局級(jí)(副市級(jí))以上來賓和主要產(chǎn)品銷售客戶可按高標(biāo)準(zhǔn)接待，本檔次宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)為200元/人，如需贈(zèng)送禮品，標(biāo)準(zhǔn)為200-300元/人。
2、政府機(jī)關(guān)副處級(jí)(副縣級(jí))以上來賓及重要業(yè)務(wù)客戶，按中等標(biāo)準(zhǔn)接待，本檔次宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)100—150元/人，如需贈(zèng)送禮品，標(biāo)準(zhǔn)為150--200元/人。
3、一般來賓(包括正常業(yè)務(wù)來往、工作關(guān)系、公司系統(tǒng)內(nèi)部副總級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo))按低檔次接待，本檔次宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)為80—100元/人，如需贈(zèng)送禮品，標(biāo)準(zhǔn)為100元(業(yè)務(wù)關(guān)系的來賓)/人。
4、如需本公司安排住宿的，住宿標(biāo)準(zhǔn)比照宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)來確定。
5、所有接待如需公司宴請(qǐng)或安排住宿的`，由文秘協(xié)調(diào)組或銷售部經(jīng)理人員先匯報(bào)總經(jīng)理同意后方可執(zhí)行。接待標(biāo)準(zhǔn)超過上述預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的，也需事先報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后執(zhí)行。
6、來訪人員的接待采取“同級(jí)別接待”的原則，我公司的陪同人員一般應(yīng)與來訪者的職位、身份等相符，接待上級(jí)政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)的陪同人員一般要有執(zhí)行董事或總經(jīng)理參加，其他人員由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室根據(jù)賓客身份安排決定。
第十條 接待注意事項(xiàng)
1、接打電話要使用文明語言，如“您好”、“請(qǐng)問您找誰”、“請(qǐng)問貴姓”、“請(qǐng)問您是哪個(gè)單位的?”、“請(qǐng)稍候”、“請(qǐng)您坐一下稍候”、“各位來賓，請(qǐng)隨我來”、“謝謝”等類似的禮貌用語。
2、 重要政府機(jī)關(guān)(副市、廳局級(jí)以上)來賓或公司VIP客戶來訪參觀，技防巡邏隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示來決定是否列隊(duì)迎送參觀來賓。
3、接待人員對(duì)賓客來訪應(yīng)熱情主動(dòng)迎接，主動(dòng)引導(dǎo)客人到辦公室或接待室交談，如本人有事需要暫時(shí)離開辦公室，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好，以免泄密或丟失。
4、重要賓客參觀，全程講解員和各參觀環(huán)節(jié)講解員要善于利用身體和肢勢(shì)語言配合解說詞，熱心熱情做好每一次接待講解工作。
5、技防巡邏隊(duì)、值班中心等重要接待部門要做好各種可能突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案預(yù)演準(zhǔn)備工作，要有應(yīng)急預(yù)案，以便重要賓客來訪時(shí)能隨時(shí)解決賓客所提的各種疑問，并能隨時(shí)提供實(shí)踐演練來應(yīng)對(duì)產(chǎn)品售后服務(wù)發(fā)生的各種突發(fā)事件的解決方法。
6、重要來賓來訪參觀時(shí)，各環(huán)節(jié)接待責(zé)任人、講解員要熱情、認(rèn)真、主動(dòng)詳細(xì)介紹本部門/環(huán)節(jié)運(yùn)作細(xì)節(jié)，做到言簡(jiǎn)意賅，耐心熱情解答賓客詢問的每一個(gè)細(xì)節(jié)問題，做到百問不厭、熱情周到。
7、宴請(qǐng)客人要實(shí)行派餐單制度，經(jīng)辦人填寫派餐單，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)總經(jīng)理審批(特殊情況可電話匯報(bào)，事后補(bǔ)派餐單)，且原則上應(yīng)由總經(jīng)理辦公室文秘協(xié)調(diào)組統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排，如未經(jīng)審批私自安排的任何宴請(qǐng)，由經(jīng)辦人承擔(dān)一切招待費(fèi)用。
8、重要參訪人員離開，由接待人員陪同送車，如有公司贈(zèng)送的紀(jì)念禮品，一定要提前送到來訪人員車輛上或者直接遞交到來訪人員手上。送車時(shí)，須等到來訪人員離開自己的視線范圍后方返回。
9、整個(gè)賓客參觀接待活動(dòng)結(jié)束后，主導(dǎo)接待總協(xié)調(diào)人員要及時(shí)組織各接待人員開會(huì)全面總結(jié)本次活動(dòng)得與缺，通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，以使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚(接待中如有留影照像，要及時(shí)將照片寄給客人)。
10、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)及時(shí)整理編寫來訪報(bào)道/簡(jiǎn)訊(2個(gè)工作日內(nèi))提交總經(jīng)辦，如有重要領(lǐng)導(dǎo)來訪，來訪報(bào)道經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)總公司，在公司網(wǎng)站上發(fā)布。
第十一條 各環(huán)節(jié)接待責(zé)任人要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力做好本環(huán)節(jié)的每次接待工作。
第十二條 各環(huán)節(jié)的接待人員要注意個(gè)人著裝、修飾，男同事不得留長(zhǎng)發(fā)、胡須，女同事不得濃妝艷抹，男女同事都不得染異發(fā)。接待重要來賓參訪時(shí)運(yùn)營(yíng)服務(wù)中心和技防巡邏隊(duì)要統(tǒng)一著裝上崗。
第十三條 各位來賓在公司內(nèi)的參觀、檢查等活動(dòng)必須由當(dāng)次接待總協(xié)調(diào)員、講解員或?qū)诮哟块T接待人員全程陪同，重要來賓還應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門經(jīng)理全程陪同。
第十四條 在參觀過程中，所有接待人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度。
第四章 罰則
第十五條 違反規(guī)定，擅自提高接待標(biāo)準(zhǔn)或未經(jīng)批準(zhǔn)自行接待賓客，或接待工作中不作為為來賓服務(wù)過程中出現(xiàn)紕漏，在月度考核中減責(zé)任部門經(jīng)理和責(zé)任人1分。
第十六條 在接待過程中出現(xiàn)重大安全事故，在月度考核中減責(zé)任部門1分。
第十七條 在接待過程中，因企業(yè)機(jī)密造成重大損失，按公司有關(guān)保密制度執(zhí)行。
第五章 附則
第十八條 本辦法自2010年6月10日起施行，由總經(jīng)理辦公室解釋。
第十九條 在執(zhí)行本辦法后，北京總部有新的同類辦法出臺(tái)后，如本辦法與總部辦法有沖突的，按總部相應(yīng)辦法執(zhí)行。
來訪人員接待技巧
一、心要細(xì)
無論是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，還是事后與賓館結(jié)算賬目，都要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍。
1.掌握情況要細(xì)。
接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)，要主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或來訪客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來訪目的、要求、活動(dòng)方式、具體時(shí)間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，要把這些情況詳細(xì)記錄下來，以備安排好接待工作。
2.制定方案要細(xì)。
根據(jù)接待要求，要制定出詳細(xì)的《接待方案》，主要包括活動(dòng)日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線、情況簡(jiǎn)介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來賓和大型活動(dòng)，還要制定《工作手冊(cè)》，包括文字材料準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請(qǐng)、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊(cè)中的每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人，以便于操作。
3.協(xié)調(diào)落實(shí)要細(xì)。
方案送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，做好詳細(xì)安排。重要接待工作，還要召開協(xié)調(diào)會(huì)，明確責(zé)任，落實(shí)任務(wù)，讓每一個(gè)參與接待的人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。在接待過程中，更是要細(xì)心。細(xì)心到什么程度?每個(gè)接待點(diǎn)的安排情況，都要提前打電話落實(shí)，必要時(shí)，還要派人打前站落實(shí)。如：來賓到來后，領(lǐng)導(dǎo)在哪接，車輛在哪停;到參觀地點(diǎn)后，怎樣擺放車輛，如何確定行走路線和活動(dòng)范圍等都要一一踩點(diǎn)落實(shí)。
二、腦要靈
活動(dòng)方案雖是預(yù)先設(shè)計(jì)好的，但在接待過程中，常常會(huì)有一些意想不到的情況發(fā)生，比如來賓臨時(shí)改變參觀地點(diǎn)等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活，要多準(zhǔn)備、多商量、多請(qǐng)示，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整接待方案，并及時(shí)通知參與接待的工作人員。
比如，遇到道路交通阻塞、參觀地點(diǎn)調(diào)整、群眾集體上訪等特殊情況，接待人員要準(zhǔn)確掌握情況，沉著冷靜應(yīng)對(duì)，及時(shí)果斷處理，切勿急躁。同時(shí)，在接待過程中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交待的每件事都要記牢，認(rèn)真細(xì)致地落實(shí)好。
三、腿要勤
在接待中要做好環(huán)環(huán)相扣，就得多走幾步。重要接待活動(dòng)前，要提前勘察好路線，準(zhǔn)確記錄所需時(shí)間，并落實(shí)好相關(guān)接待事項(xiàng)。在接待中，參與接待工作人員要多走幾步，提前到房間和餐廳，查看座簽擺放等情況。宴請(qǐng)開始后，接待人員再去吃飯，速度要快，飯畢馬上到餐廳外待命。
參觀考察活動(dòng)出發(fā)前，接待人員要多跑幾趟，看看事情都落實(shí)沒有。來賓參觀或參加活動(dòng)時(shí)，接待人員要在現(xiàn)場(chǎng)待命，如有臨時(shí)交辦事項(xiàng)，要快速反應(yīng)，迅速行動(dòng)。
四、形象要佳
一個(gè)地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個(gè)地方的典型工作、城市建設(shè)和景點(diǎn)之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。
從事接待工作的同志要有良好的外在形象。要衣著整潔，莊重大方，舉止文明，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情。從事接待工作的同志還要有良好的內(nèi)在素質(zhì)。了解掌握各方面的知識(shí)，比如禮儀知識(shí)、各地的風(fēng)俗習(xí)慣等，特別是對(duì)本地的自然資源、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況以及奇聞?shì)W事等情況要十分熟悉。因此，我們平時(shí)要注意學(xué)習(xí)和積累。
五、態(tài)度要好
1.對(duì)待來賓態(tài)度要好。對(duì)待來賓及其隨行人員，要做到任何時(shí)候都彬彬有禮、謙和、友善、和藹可親。
2.協(xié)調(diào)關(guān)系是態(tài)度要好。接待工作有大量的工作需要協(xié)調(diào)，尤其是處理好與賓館酒店、各參觀點(diǎn)、有關(guān)單位和部門的關(guān)系。在協(xié)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，態(tài)度一定要好，不要給人以命令式、強(qiáng)迫式的感覺。凡事要以商量的口氣，既要讓這些與接待工作有關(guān)的同志覺得和藹可親，又要讓他們感覺到所協(xié)調(diào)的事情的重要性。只有這樣，才能做好接待工作。
六、肯吃苦
接待工作人員頭腦中要始終樹立“服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好來賓。多吃苦，少享福”的意識(shí)，有吃苦耐勞的精神。
搞接待服務(wù)，經(jīng)常要出入高檔酒店或賓館，有這樣那樣的美味和美景的誘惑。接待人員要抵御這種誘惑的能力，不要貪圖享受。在工作中，要厲行節(jié)儉，吃些過得去的飯菜就行，或者說能吃飽就行，不要奢侈浪費(fèi)。特別注意的是不要飲酒，迫不得已必須喝酒時(shí)，要時(shí)刻提醒自己千萬不要喝過量，以免影響形象和工作。
七、善總結(jié)
每次接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員都要進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看那些方面領(lǐng)導(dǎo)、客人滿意，那些方面還存在問題和不足。好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處要注意改進(jìn)。要通過總結(jié)，探索接待工作的規(guī)律，優(yōu)化接待工作操作規(guī)程，不斷提高接待質(zhì)量和效率。
來訪人員接待方法
一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備
接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，溝通情況，了解意圖。在接到上級(jí)部門或?qū)Ψ降耐ㄖ螂娫捄�，�?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會(huì)務(wù) 類型及地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。
其次，超前考慮，周密安排。在了解掌握以上情況后，對(duì)接下來的接待工作進(jìn)行充分考慮，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)地點(diǎn)的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等。考慮中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化任務(wù)，做到分工合理，責(zé)任明確，使每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)、有人承擔(dān)、有人落實(shí)。在考慮接待工作時(shí)要注意對(duì)待上級(jí)機(jī)關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而異，根據(jù)需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之后，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求領(lǐng)導(dǎo)意見，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)一步完善接待工作。接下來，就進(jìn)入了具體實(shí)施階段：一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對(duì)接待工作進(jìn)行詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。二是對(duì)開會(huì)時(shí)所需材料的撰寫、打印進(jìn)行督促辦理，必須在會(huì)前整理出來，同時(shí)對(duì)開會(huì)時(shí)所需的水果、茶水等接待物品進(jìn)行準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)采購(gòu)，以防會(huì)議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準(zhǔn)備工作。各項(xiàng)細(xì)節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。
接待工作比較繁雜，每一個(gè)環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細(xì)心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會(huì)在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。這方面的體會(huì)是很深的，偶然的情況，往往會(huì)使我們措手不及。如有時(shí)召開會(huì)議按通知要求有這么多人參加，準(zhǔn)備了這么多的會(huì)場(chǎng)和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時(shí)找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會(huì)人員不能按時(shí)就座。有時(shí)出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會(huì)的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細(xì)造成的。所以說辦會(huì)要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計(jì)劃要周詳，行動(dòng)要謹(jǐn)慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細(xì)心再細(xì)心的工作習(xí)慣。
二、熱情周到地做好接待中服務(wù)
在具體接待工作中，要安排好迎接、會(huì)務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。首先是迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位。作為負(fù)責(zé)接待工作的責(zé)任人，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)確定的出發(fā)時(shí)間前，與其隨行負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時(shí)間而作為接待單位不知道。如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負(fù)責(zé)人就要及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準(zhǔn)備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時(shí)還要注意自身行走的位置、問候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會(huì)議座次的安排等。 其二，要注意會(huì)務(wù)過程中服務(wù)的細(xì)節(jié)，服務(wù)人員在倒水時(shí)，定點(diǎn)定時(shí)，每隔15分鐘或半個(gè)小時(shí)到會(huì)議室倒水一次，作為接待負(fù)責(zé)人在會(huì)務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時(shí)通知服務(wù)人員來倒水。
其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負(fù)責(zé)人要與來查、來訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進(jìn)行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項(xiàng)，在安排餐飲時(shí)，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。
最后，注意送行時(shí)的禮節(jié)。各項(xiàng)活動(dòng)、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機(jī)到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風(fēng)。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動(dòng)后再離開。
三、及時(shí)全面地做好接待后總結(jié)
整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。 一個(gè)單位能不能給來訪領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象，除了這個(gè)單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情，使來訪領(lǐng)導(dǎo)有“賓至如歸”的感覺。同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(shí)，特別是對(duì)本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。
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