辦公室接聽電話的禮儀技巧
一般在辦公室里，日常工作之一就是接聽并處理電話，接聽電話禮儀是辦公室禮儀的重要內(nèi)容。以下是小編為你整理的辦公室接聽電話的禮儀技巧，希望能幫到你。
辦公室接電話的禮儀技巧
1來電鈴聲不可超過三次才接
有時(shí)候電話響一次就接了，會(huì)給人以一種很唐突的感覺，會(huì)讓對方感覺認(rèn)為你壓根沒心聽他講話，但是當(dāng)來電響了三次以后再接，會(huì)讓對方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情緒。如果是客戶的話，可能會(huì)影響雙方的合作。
所以，在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài)，但是如果確實(shí)分不開身接電話的時(shí)候，電話響了超過了三次你在接起的時(shí)候，你應(yīng)該要向?qū)Ψ奖硎厩敢猓赫f一句讓您久等了。
一般的規(guī)范電話用語：首先應(yīng)自我介紹，把自己的情況介紹一下，讓對方確定所打的電話是無誤的，避免了一些因?yàn)榇蝈e(cuò)電話浪費(fèi)的時(shí)間。
2要注意通話時(shí)語氣的用法
電話是非常直觀的一種溝通方式，也是一種非常便捷的溝通方式，所以語氣是一定要注意的，因?yàn)閷Ψ讲粌H會(huì)注意你的內(nèi)容，同時(shí)也非常注意你的語氣，在工作電話中盡量要采用禮貌用語，要有積極主動(dòng)的語氣，讓對方產(chǎn)生想與你溝通的心情，這樣機(jī)會(huì)就會(huì)大很多了。
3與客戶通電話要堅(jiān)持后掛電話的原則
當(dāng)對方在與你說再見的時(shí)候，同時(shí)你也要禮貌的回復(fù)對方一下，表示尊重對方，等對方先把電話掛掉，確認(rèn)通話結(jié)束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時(shí)要小心不要發(fā)出過大的聲音。
4隨時(shí)記錄
在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備，而不得不請求對方重復(fù)，這樣會(huì)使對方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。
5自報(bào)家門
一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名，有時(shí)也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時(shí)地稱呼對方的姓名。
6轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽電話時(shí)，不要“哼哼哈哈”地拖延時(shí)間，而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個(gè)好的開場白可能是：“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對方有意拖延時(shí)間，你應(yīng)立即說：“真不巧!我正要參加一個(gè)會(huì)議，不得不在5分鐘后趕到會(huì)場。”這樣說會(huì)防止你們談?wù)摬槐匾默嵤�，加速商�?wù)談話的進(jìn)展。
7避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時(shí)，你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略�，并請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會(huì)處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應(yīng)當(dāng)確定對方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如，你可以說：“對于這件事，我們很快會(huì)派人跟您聯(lián)系的。”
8避免電話中止時(shí)間過長
如果你在接電話時(shí)不得不中止電話而查閱一些資料，應(yīng)當(dāng)動(dòng)作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f：“您是稍候片刻，還是過一會(huì)兒我再給您打過去?”
讓對方等候時(shí)，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時(shí)間超過你所預(yù)料的時(shí)間，你可以每隔一會(huì)兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的.進(jìn)展。如：你可以說：“約翰先生，我已經(jīng)快替您找完了，請您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢，重新拿起電話時(shí)，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。
對于接電話的人來講，當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時(shí)打進(jìn)電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個(gè)電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當(dāng)即回絕，然后迅即轉(zhuǎn)向第一個(gè)電話，而這個(gè)人也會(huì)意識(shí)到你很忙而加速你們的討論。
辦公室接聽電話禮儀規(guī)范
1、電話鈴動(dòng)靜兩聲后，有必要接聽。若是超越3聲鈴響，再接電話，有必要先說：對不住或?qū)Σ蛔�，讓您久等�?/p>
2、接聽電話首要大概說：您好!或您好!
3、接聽電話時(shí)有必要堅(jiān)持滿足耐性、熱心。注意操控口氣、語態(tài)、語速、語調(diào)，言語親熱簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的激烈認(rèn)識(shí)。
4、要細(xì)心傾聽對方的說話，通常不要在對方話沒有講完時(shí)打斷對方。照實(shí)在有必要打斷時(shí)，則大概說：對不住，打斷一下。
5、對方聲響不明白時(shí)，大概好心提示:聲響不太明白，請你大聲一點(diǎn)，好嗎?
6、如電話打進(jìn)來了，對方要找的搭檔不在，禮貌的做法是先向?qū)Ψ疥U明狀況，再問詢對方姓名，并思考怎么處置;若是需求對方不要掛斷時(shí)，一定要不斷向?qū)Ψ酱蛘泻�，表明你還在照看這個(gè)電話，搭檔回來后，當(dāng)即轉(zhuǎn)達(dá)并催促回電。接線員要做好具體的電話記載。
7、轉(zhuǎn)接電話，首要有必要承認(rèn)搭檔在辦公室，并說：請稍等。
8、轉(zhuǎn)接電話時(shí)，按鍵大概短暫爽性，不要過長時(shí)刻按著(通常不超越一秒鐘)，撥完分機(jī)號(hào)碼后，悄悄掛上電話。
9、說話結(jié)束時(shí)，要表明謝意，并讓對方先掛斷電話。不要忘了說再會(huì)。
10、若是說話所觸及的工作比較復(fù)雜，大概重復(fù)要害有些，力求準(zhǔn)確無誤。
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