如何做好企業(yè)年度人力資源預(yù)算
人力資源預(yù)算是什么?一句話(huà)，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的所有人力資源投入的總額。一般包含職工薪酬、五險(xiǎn)一金等政策性資金及人力資源活動(dòng)所需投入的其他費(fèi)用。
一、人力資源預(yù)算編制的影響因素
一般來(lái)講，人力資源預(yù)算受?chē)?guó)家經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、政府工資指導(dǎo)線(xiàn)、技術(shù)革新、企業(yè)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)模式、企業(yè)人員總量和凈流量、人力成本的構(gòu)成等因素影響。
國(guó)家經(jīng)濟(jì)指標(biāo)一般看兩項(xiàng):
一是GDP，看國(guó)民生產(chǎn)總額的增長(zhǎng)幅度，經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì);
GDP一般來(lái)講是信心指標(biāo)，是國(guó)家經(jīng)濟(jì)整體增長(zhǎng)的趨勢(shì)。就我國(guó)GDP增長(zhǎng)趨勢(shì)來(lái)看，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)整體基數(shù)的擴(kuò)大，及國(guó)家對(duì)環(huán)境治理力度的加強(qiáng)，未來(lái)數(shù)年認(rèn)可按照7%左右預(yù)見(jiàn)。
二是CPI，即國(guó)民消費(fèi)價(jià)格增長(zhǎng)指數(shù)，看生活成本的增長(zhǎng)幅度。
CPI是一個(gè)直接的因素，消費(fèi)價(jià)格提升，帶來(lái)生活成本的提升，如果收入保持不變，就相當(dāng)于收入是遞減的。比如說(shuō)2006年CPI平均為2%左右，如果收入不增長(zhǎng)，就相當(dāng)于工資下降了2%，具體到個(gè)人，收入降低的感知?jiǎng)t更強(qiáng)。
政府工資指標(biāo)線(xiàn)，由各地發(fā)布的最低工資標(biāo)準(zhǔn)增長(zhǎng)建議及各行業(yè)崗位的薪酬指導(dǎo)水平。最低工資標(biāo)準(zhǔn)是不打任何折扣，企業(yè)必須執(zhí)行的。例如，在過(guò)去的五年內(nèi)，各省市最低工資水平增長(zhǎng)幅度在15%左右。影響最直接的是普工，在基本工資標(biāo)準(zhǔn)和加班費(fèi)基數(shù)上都能帶來(lái)直接的增長(zhǎng)。普工薪資的提升，也間接推動(dòng)了管理人員工資的增長(zhǎng)，薪酬是一盤(pán)棋，牽一發(fā)而動(dòng)全身。
技術(shù)革新對(duì)人力資源需求影響往往是巨大的。比如更換了新設(shè)備或新的生產(chǎn)線(xiàn)，自動(dòng)化程度大大提升，就會(huì)大大減少用工量，然后會(huì)增加一些新的工種。這些影響一旦出現(xiàn)，會(huì)直接影響人力資源預(yù)算。
企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)人力資源預(yù)算的影響主要表現(xiàn)在自身的規(guī)劃決定了企業(yè)的后續(xù)投入力度。企業(yè)采取了增長(zhǎng)戰(zhàn)略，投資增加，業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，對(duì)人力資源需求也會(huì)增長(zhǎng)，進(jìn)而導(dǎo)致人力資源預(yù)算的增長(zhǎng)。企業(yè)采取收縮戰(zhàn)略，市場(chǎng)和業(yè)務(wù)縮減，企業(yè)投資減少，內(nèi)部整頓，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和人員，則會(huì)帶來(lái)人力資源投入的減少。采取何種或哪幾種經(jīng)營(yíng)模式，及每種經(jīng)營(yíng)模式的規(guī)模構(gòu)成，也影響人力資源需求的數(shù)量。如自營(yíng)模式，自有員工為主，使用的直接人力較多;而承包經(jīng)營(yíng)或其他合作模式，總公司只負(fù)責(zé)管理，經(jīng)營(yíng)和成本下放到承包人手中，對(duì)人力資源的配備就少了很多。
除了戰(zhàn)略之外，具體的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃對(duì)投入的影響更直接。經(jīng)營(yíng)指標(biāo)主要有產(chǎn)值、新簽合同額、利潤(rùn)等。制定不同的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，人力預(yù)算的投入幅度也不一樣。1個(gè)億的產(chǎn)值和5個(gè)億的產(chǎn)值，分解到對(duì)人力資源的需求，是兩個(gè)完全不同的等級(jí)，因此對(duì)應(yīng)的人力資源預(yù)算也是有巨大的差別。經(jīng)營(yíng)預(yù)期決定了次年員工是否調(diào)薪及調(diào)薪的具體幅度大小。
人員凈流量預(yù)測(cè)，是在企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的前提下，在現(xiàn)有人力資源總量為盤(pán)底，對(duì)未來(lái)人力資源流量的預(yù)測(cè)。人員凈流量=人員增長(zhǎng)數(shù)量(社會(huì)招聘、校園招聘、其他產(chǎn)業(yè)流入等)-人員流失數(shù)量(離職、淘汰、退休等)。凈流量可是正數(shù)，也可以是負(fù)數(shù)，正數(shù)則代表預(yù)算的增長(zhǎng)，負(fù)數(shù)則適當(dāng)調(diào)減預(yù)算。
人力資源成本的構(gòu)成，是預(yù)算精細(xì)化制作的影響因素。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)人力資源成本構(gòu)成包括：職工薪酬、福利性投入、五險(xiǎn)一金等政策性成本、離職經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金、勞務(wù)派遣費(fèi)(勞務(wù)工資和管理費(fèi)，如涉及)、各項(xiàng)激勵(lì)投入(專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)、股權(quán)激勵(lì)等，如涉及)、招聘投入費(fèi)用、培訓(xùn)預(yù)算、項(xiàng)目咨詢(xún)費(fèi)用、薪酬調(diào)查費(fèi)用、人資信息化系統(tǒng)費(fèi)用、其他人力資源活動(dòng)費(fèi)用(由人資部牽頭的活動(dòng)，年會(huì)等費(fèi)用)。
說(shuō)了這么人力資源預(yù)算編制的影響因素，要想考慮全面，著實(shí)不易。看起來(lái)這件工作并不容易，從哪里下手，如何來(lái)做人力資源預(yù)算呢?不急，我們先來(lái)看看兩種編制預(yù)算的思路和技巧。
1、漸增預(yù)算法：利用當(dāng)前結(jié)算，在預(yù)估的基礎(chǔ)上向上或向下調(diào)整每個(gè)項(xiàng)目，來(lái)制定出新的預(yù)算。操作上的理解就是用今年的實(shí)際發(fā)生項(xiàng)目和數(shù)額為基礎(chǔ)，根據(jù)未來(lái)趨勢(shì)變化，對(duì)具體的項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整或調(diào)減，形成下一年度新的預(yù)算。
2、零基預(yù)算法：每個(gè)項(xiàng)目在納入預(yù)算前，必須先經(jīng)過(guò)論證確定。先摸查一下預(yù)算可能涉及的項(xiàng)目，確定一個(gè)大的范圍，然后再對(duì)涉及的項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)和確定，形成預(yù)算構(gòu)成的模版。然后通過(guò)回顧、對(duì)比和預(yù)測(cè)分析來(lái)編制新的預(yù)算。
3、預(yù)算編制模型構(gòu)想：預(yù)算=a×CPI + b×業(yè)務(wù)增長(zhǎng) + c×技術(shù)因素 + d×人員凈流量 + e×人力成本項(xiàng)目構(gòu)成 + X
二、在對(duì)概念、影響因素和基本方法熟悉的基礎(chǔ)上，下面我們繼續(xù)來(lái)看編制人力資源預(yù)算的重難點(diǎn)。
(一)組織建立
建立組織就是建立團(tuán)隊(duì)和職責(zé)，人力資源預(yù)算編制團(tuán)隊(duì)是個(gè)臨時(shí)和虛擬組織，但在實(shí)施過(guò)程中具體的職能職責(zé)是真真實(shí)實(shí)的。
企業(yè)高管或人力資源一把手擔(dān)任編制小組的負(fù)責(zé)人，體現(xiàn)該項(xiàng)工作的高度和重要性。另外，有影響力的人擔(dān)任負(fù)責(zé)人有利于實(shí)施工作的執(zhí)行力和編制責(zé)任單位提高配合度。
具體分工上，搭建好網(wǎng)絡(luò)，人力資源部負(fù)責(zé)預(yù)算編制的發(fā)起，時(shí)間計(jì)劃的制定，預(yù)算模版和編制方法的制定，編制工作輔導(dǎo)和跟蹤，信息收集與匯總等。如果是獨(dú)立公司，各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供預(yù)算所需的內(nèi)部數(shù)據(jù)。如果是集團(tuán)公司，下屬公司的總經(jīng)理和人資負(fù)責(zé)人都是所屬公司預(yù)算編制的直接責(zé)任人。另外在預(yù)算內(nèi)容的會(huì)審環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)應(yīng)作為主要成員參與進(jìn)來(lái)。最終預(yù)算的審批權(quán)則在集團(tuán)或公司第一負(fù)責(zé)人。
(二)預(yù)算編制的時(shí)間節(jié)點(diǎn)
一般來(lái)講，預(yù)算編制過(guò)程即是對(duì)本年度工作的一次總結(jié)，也是對(duì)來(lái)年計(jì)劃的展望。所以很多公司在11月份就開(kāi)始啟動(dòng)，然后在12月中旬左右定稿。在這一個(gè)半月內(nèi)，要制定工作計(jì)劃，做好內(nèi)部分工，設(shè)計(jì)預(yù)算模版和工具，各單位分析填報(bào)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)收集匯總，數(shù)據(jù)校對(duì)(不止一輪)、審計(jì)審核、審批定稿。按照這個(gè)工作量，時(shí)間相對(duì)緊張，所以一定要做好計(jì)劃分工和跟蹤，給重點(diǎn)環(huán)節(jié)留足時(shí)間(預(yù)算數(shù)據(jù)的填報(bào)與校對(duì))。
(三)人力資源預(yù)算的主要項(xiàng)目
前面我們提到了預(yù)算編制的影響因素，預(yù)算項(xiàng)目構(gòu)成是其中一項(xiàng)。從大類(lèi)來(lái)分，主要包括薪酬、福利與保險(xiǎn)、人力資源工作投入費(fèi)用和其他費(fèi)用。
(四)主要自變量對(duì)預(yù)算影響對(duì)應(yīng)分析。
1、根據(jù)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)定編——人員需求計(jì)劃
業(yè)務(wù)增長(zhǎng)意味著產(chǎn)值的增長(zhǎng)，需要考量當(dāng)前產(chǎn)能是否能夠滿(mǎn)足，除了增加固定資產(chǎn)投入之外，就是對(duì)人員需求的增長(zhǎng)。人員需求的直接增長(zhǎng)體現(xiàn)在生產(chǎn)人力，其次是業(yè)務(wù)增長(zhǎng)和人員增加帶來(lái)的間接管理人員的增加。因此需要進(jìn)行整體編制的調(diào)整。比如業(yè)務(wù)增長(zhǎng)10%，直接人力需要增加300人，間接管理人員需要增加20人，分布在生產(chǎn)、研發(fā)等不同部門(mén)。
2、根據(jù)技術(shù)變革定編——減員計(jì)劃
技術(shù)變革從信息化、工藝和設(shè)備等方面對(duì)生產(chǎn)組織方式進(jìn)行了改進(jìn)。技術(shù)變革的結(jié)果是工效的提升，人力的減少。比如，原先一臺(tái)設(shè)備每班需要3名員工操作，新設(shè)備每班只需要1名員工。一條生產(chǎn)線(xiàn)，原先有5道工序，改進(jìn)后只有3道工序，或者有的工序采用了自動(dòng)化代替了人力。變革的結(jié)果一方面是傳動(dòng)工位用工需求的減少，另一方面還要考慮自動(dòng)化維修等崗位需求的增加。最終的用工量需要考慮到這兩個(gè)方面進(jìn)行重新定崗定編定員。
3、根據(jù)CPI、政府工資指導(dǎo)線(xiàn)、經(jīng)營(yíng)預(yù)期 ——年度調(diào)薪幅度
從國(guó)民消費(fèi)價(jià)格增長(zhǎng)、工資政策和盈利水平等角度來(lái)制定來(lái)年調(diào)薪幅度。近年來(lái)，CPI每年漲幅在2%左右，因此居民的生活消費(fèi)成本是持續(xù)增加的，甚至不同地區(qū)的CPI水平也不一樣，城市居民感受更加明顯。生活成本的增加決定了居民收入同步提升是必然趨勢(shì)�？梢越⒁粋�(gè)CPI增長(zhǎng)趨勢(shì)圖與調(diào)薪幅度趨勢(shì)進(jìn)行對(duì)比，作為下一年度的調(diào)薪幅度預(yù)測(cè)。政府工資指導(dǎo)則是一種直接的干預(yù)，對(duì)各地最低工資水平的強(qiáng)制增長(zhǎng)，對(duì)各行業(yè)和崗位工資給予一個(gè)基準(zhǔn)線(xiàn)。如十二五期間，政府提出的年均最低工資標(biāo)準(zhǔn)增長(zhǎng)不得低于15%，對(duì)基層員工的收入是直接的提升。記得當(dāng)時(shí)在制造業(yè)做HR的時(shí)候，每年6月份都要提前做好調(diào)薪準(zhǔn)備，等政府最低工資標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整紅頭文件一發(fā)布，就立即行動(dòng)起來(lái)。對(duì)于很多基本工資水平明顯高于政府指導(dǎo)線(xiàn)的公司可能不必受到紅線(xiàn)影響。但反過(guò)來(lái)看，原先薪酬水平較低的公司在逐步提升薪資水平，差距越來(lái)越小，原先的高薪酬水平也漸漸失去了競(jìng)爭(zhēng)力。不管從哪個(gè)角度來(lái)說(shuō)，政府指導(dǎo)線(xiàn)最終都導(dǎo)致了企業(yè)年度調(diào)薪的發(fā)生。
經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀和預(yù)期則來(lái)的更加實(shí)際，企業(yè)的盈利狀況和未來(lái)盈利預(yù)期決定了企業(yè)有沒(méi)有調(diào)薪的來(lái)源。從投資人角度來(lái)看，是要保證個(gè)人收益的基本上，將增長(zhǎng)的超額收益部分拿出來(lái)與員工共享。所以企業(yè)的利益增長(zhǎng)率可以作為調(diào)薪幅度的一個(gè)參考。
4、人員凈流量——人員增減量決定預(yù)算增減額
人員凈流量包含兩個(gè)方面，一是從企業(yè)流出人數(shù)，二是流入企業(yè)的人數(shù)。這里人員流出是指向外流動(dòng)，不包括內(nèi)部轉(zhuǎn)崗晉升等流動(dòng)，主要類(lèi)型包括：離職、辭退淘汰、退休、調(diào)出公司等;流入的主要類(lèi)型有社會(huì)招聘、校園招聘(由人員編制和需求計(jì)劃來(lái)確定)。通過(guò)對(duì)人力資源需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，得到人員凈流量。再將凈流量分配到所屬單位和崗位，根據(jù)個(gè)體人工成本計(jì)算出預(yù)算增減額。
5、預(yù)算項(xiàng)目構(gòu)成——預(yù)算精細(xì)化和落地
預(yù)算數(shù)據(jù)收集是從下到上的一個(gè)過(guò)程，統(tǒng)計(jì)具體發(fā)生在業(yè)務(wù)單位和崗位的成本，根據(jù)預(yù)算構(gòu)成的項(xiàng)目進(jìn)行逐項(xiàng)核算，最后再將各層級(jí)預(yù)算額匯總起來(lái)，結(jié)合公共支出，就形成了公司人力資源總預(yù)算。比如一個(gè)員工的成本主要構(gòu)成包括固定薪酬、績(jī)效工資、津補(bǔ)貼和其他獎(jiǎng)金等，要知道增加一個(gè)員工的預(yù)算，就必須從這些構(gòu)成項(xiàng)目去逐項(xiàng)累加計(jì)算;一個(gè)普通員工和一個(gè)經(jīng)理級(jí)員工的工資差異很大，所以人員需求要具體到什么層級(jí)的員工，才好去做準(zhǔn)確的預(yù)算。有的公司福利很好，在員工交通補(bǔ)貼上投入很大，所以不能漏過(guò)每個(gè)主要構(gòu)成項(xiàng)目。具體列支所涉及的每個(gè)項(xiàng)目及其子項(xiàng)目，然后根據(jù)項(xiàng)目單位成本和人員數(shù)量來(lái)從下到上的完成預(yù)算的統(tǒng)計(jì)。
(五)模版制作與編制分工
設(shè)計(jì)人力資源預(yù)算表模版，是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，模版作為工作開(kāi)展的工具，也是重要載體。設(shè)計(jì)是否合理，實(shí)用，直接導(dǎo)致工作的`過(guò)程效率和最終效果。一份預(yù)算表模版，要包含預(yù)算范圍的所有構(gòu)成項(xiàng)目和子項(xiàng)目。要細(xì)化到各層級(jí)組織的結(jié)構(gòu)，分解到1-12月份。其次，還要設(shè)計(jì)具體的運(yùn)算公式，方便統(tǒng)計(jì)結(jié)果。
在預(yù)算表設(shè)計(jì)好之后，就是如何做好分工了。不是所有項(xiàng)目都是要其他部門(mén)配合完成的，可以分為兩類(lèi)工作，一是人力資源部統(tǒng)一和直接填報(bào)的，一是需要其他部門(mén)和單位支持填報(bào)的數(shù)據(jù)。比如人員需求計(jì)劃部分應(yīng)該由各單位提出，五險(xiǎn)一金等統(tǒng)一由人資部填報(bào)。在對(duì)應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)行填報(bào)前，務(wù)必要根據(jù)項(xiàng)目項(xiàng)目因素，企業(yè)盈利、人員增減等來(lái)進(jìn)行客觀預(yù)測(cè)，又能夠提供具體的依據(jù)。
(六)審核與校對(duì)
預(yù)算不是簡(jiǎn)單的填數(shù)字，有的經(jīng)營(yíng)負(fù)責(zé)人“油膩了”，直接不過(guò)問(wèn)預(yù)算，讓財(cái)務(wù)根據(jù)去年的情況直接填上報(bào)給集團(tuán)公司�；蛘呤呛�(jiǎn)單的增加成本，適當(dāng)降低經(jīng)營(yíng)效益指標(biāo)。
至于分解到月份和細(xì)節(jié)的預(yù)算項(xiàng)目，更是隨意的化整為零，湊數(shù)字。所以在預(yù)算草案完成后，還要花一定的時(shí)間精力做審核與校對(duì)，保證預(yù)算的客觀性和精確性。
預(yù)算編制草案完成后需要進(jìn)行必要的審核，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問(wèn)題。草案的修訂要與數(shù)據(jù)提報(bào)部門(mén)進(jìn)行反復(fù)溝通，通常要進(jìn)行2-3輪。人力資源預(yù)算如何審核，可以從預(yù)算費(fèi)用的合理性與可控性入手。
預(yù)算的合理性重點(diǎn)思考以下方面：該項(xiàng)開(kāi)支的依據(jù)是什么，是否是必要的;如果該項(xiàng)開(kāi)支被取消，業(yè)務(wù)將受到多大程度的影響;是否還有其他影響此項(xiàng)開(kāi)支的因素，如縮減規(guī)模、合并、意外增長(zhǎng)、中期開(kāi)支增加等。同時(shí)，可將該項(xiàng)開(kāi)支與該部門(mén)或單位過(guò)去的開(kāi)支情況進(jìn)行比較，核查大幅增加或減少的開(kāi)支項(xiàng)目并且找出原因;復(fù)查員工個(gè)體開(kāi)支，看看其變化是否有理有據(jù)等。如果對(duì)某些項(xiàng)目的開(kāi)支發(fā)生疑問(wèn)，可以查閱預(yù)算編制的相關(guān)文件，甚至可以收集行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外部數(shù)據(jù)與本企業(yè)的預(yù)測(cè)進(jìn)行對(duì)比。
預(yù)算的可控性考慮：此項(xiàng)開(kāi)支是固定(指該項(xiàng)開(kāi)支這一年內(nèi)不會(huì)改變)，還是可變的(如取決于員工人數(shù)變化);如果是可變開(kāi)支，它是否會(huì)隨某些確定因素(例如，員工不能超過(guò)預(yù)先批準(zhǔn)的最大人數(shù))而波動(dòng)，或者隨業(yè)務(wù)需要會(huì)出現(xiàn)變化，即在業(yè)務(wù)量臨時(shí)性增長(zhǎng)期間使用臨時(shí)員工;管理者是否控制開(kāi)支或開(kāi)支受外部組織影響，如以小時(shí)數(shù)計(jì)酬的外包費(fèi)用等。
本文從人力資源預(yù)算的影響因素，編制方法和編制的重難點(diǎn)等角度進(jìn)行層層分析，由淺入深的介紹了如何做年度人力資源預(yù)算。要想做好預(yù)算，先弄清影響因素是什么，抓住主要因素，構(gòu)建思考模型，這樣就建立了預(yù)算框架。然后就是選擇預(yù)算編制的方法，根據(jù)公司的預(yù)算工作基礎(chǔ)確定。最后就是預(yù)算模版的設(shè)計(jì)、編制的組織與分工、檢查與評(píng)審，希望此文能夠帶來(lái)思路和借鑒。
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