如何實(shí)現(xiàn)會(huì)議有效溝通
不知道你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷？就是你在向某個(gè)人表達(dá)你的意思時(shí)，你似乎總有很多想表達(dá)的，深怕自己說(shuō)少了，別人會(huì)不理解，或者會(huì)誤解。但是真實(shí)的情況卻是，當(dāng)我們交流時(shí)，用越少的文字，會(huì)讓我們的交流更有意義。下面是小編幫大家整理的如何實(shí)現(xiàn)會(huì)議有效溝通，歡迎大家分享。
溝通的內(nèi)涵
涓涓細(xì)流匯成大海，波濤洶涌的伏爾加河的源頭只是一個(gè)小泉眼，水一點(diǎn)一滴地匯積，成了大江大河，形成了一種資源，成了能載舟、能發(fā)電、能灌溉、能養(yǎng)育生命的資源。試想一想，如果沒(méi)有連綿的溝壑，水的匯集就沒(méi)有了通路，那么，所謂大江大河大海也就成了鏡花水月、太虛幻境。所以，有“溝”很關(guān)鍵，有了連綿的“溝”，水的聚集就有了可能，而水聚集到一定程度就成了一種資源，人們就可以利用這種資源做更大的事。
所謂的“溝”，也就是渠道，也就是媒介。
人類也是如此，它通過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)“溝”把單個(gè)人的智慧聚集成大智慧，從而促成了社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。單一個(gè)體的智慧如同一滴水，只有通過(guò)適當(dāng)?shù)那肋M(jìn)行匯集才能成為江河，思想和智慧匯集到一定程度便有了力量成了資源。一個(gè)企業(yè)也是如此，僅靠一個(gè)人的智慧難以達(dá)成目標(biāo)，只有將許多人的思想和智慧匯聚在一起，才有可能形成一種力量，促進(jìn)事業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
這就是我所理解的溝通內(nèi)涵，也就是說(shuō)，溝通是一種方式，一種讓個(gè)體智慧集聚成集體智慧，進(jìn)而成就宏偉事業(yè)的方式。
記住四點(diǎn)讓會(huì)議溝通更有效率
很多時(shí)候，更多的字對(duì)于外教和澄清什么是必要的，但是在信息時(shí)代，更多的字只會(huì)稀釋，并讓你傳遞的信息復(fù)雜化。Rene Shimada Siegel是高科技聯(lián)系公司的創(chuàng)始人和總裁。這家公司是在溝通和市場(chǎng)方面的咨詢專家。最近Rene Shimada Siegel指出了如何幫助你更好地簡(jiǎn)練你的溝通，從而讓溝通更有效？
1、即可談到要點(diǎn)
Rene Shimada Siegel舉了她丈夫過(guò)去在語(yǔ)音郵件上犯的錯(cuò)誤。他會(huì)告訴他老板他想說(shuō)什么，然后告訴他老板這個(gè)具體意味什么，然后會(huì)為他老板總結(jié)他所表達(dá)的。其實(shí)他老板早就已經(jīng)知道了。Rene Shimada Siegel指出在語(yǔ)音郵件中，只需要先自報(bào)家門(mén)，然后告訴對(duì)方你打電話的原因，給對(duì)方打回來(lái)的一個(gè)機(jī)會(huì)。對(duì)方需要給你打回來(lái)，還是只是供參考？讓對(duì)方明白。要仔細(xì)考慮，你應(yīng)該用發(fā)送信息來(lái)替代語(yǔ)音郵件嗎？
2、3是一個(gè)神奇的數(shù)字
Rene Shimada Siegel原來(lái)的工作單位是3COM。這個(gè)公司做的.每件事都是3來(lái)表達(dá)。現(xiàn)在當(dāng)Rene Shimada Siegel需要解釋一些復(fù)雜的事情，曾經(jīng)在3COM的經(jīng)歷就會(huì)提醒她將每件事減少到3個(gè)最重要的點(diǎn)。一般情況下，最重要的3點(diǎn)列出以后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其他的點(diǎn)都是額外的，或者是多余的。
3、使用編號(hào)
任何文件中的大塊文字對(duì)于讀者而言，很難集中注意力。幾乎沒(méi)有讀者有時(shí)間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨，除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項(xiàng)目編號(hào)是Rene Shimada Siege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關(guān)啥的，用編號(hào)概括你的點(diǎn)來(lái)組成簡(jiǎn)短的詞匯，而非用完整的句子。最后，無(wú)論你希望讀者下一步做什么，用一個(gè)希望回饋的方式來(lái)結(jié)束。
4、讓會(huì)議聚焦
我們很多人都會(huì)在一種會(huì)議上感覺(jué)難受，就是某個(gè)人不斷的說(shuō)，沒(méi)有什么時(shí)間交流。確信每個(gè)人都知道會(huì)議的目標(biāo)，讓時(shí)間限制在30分鐘內(nèi)，來(lái)保持一個(gè)緊急和專注的感覺(jué)。一些人會(huì)把日常的混亂帶入到會(huì)議上，做15分鐘的發(fā)言，這期間讓所有人都站著。同時(shí)，需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機(jī)是被允許還是被禁止帶到會(huì)議上。如果被允許，人們會(huì)不理會(huì)演講者，讀他們的郵件，這樣也會(huì)極大的降低效率，延長(zhǎng)整個(gè)會(huì)議。
就像蘇格拉底曾經(jīng)說(shuō)的，“有多少事我可以不需要？”讓你的溝通保持簡(jiǎn)短，要求你停下來(lái)思考什么要說(shuō)，以及如何表達(dá)最重要的事情。Rene Shimada Siege認(rèn)為通過(guò)簡(jiǎn)明扼要，快速、清楚的溝通，你可以用更少的資源做更多。
拓展閱讀：
施高效會(huì)議溝通的策略
1、會(huì)議師出有名。會(huì)議的主題必須明確具體，確定會(huì)議名稱有的放矢。
會(huì)議必須事前征得領(lǐng)導(dǎo)的同意，全員的支持。名不正，則言不順；言不順，則事不成。
開(kāi)會(huì)的方向應(yīng)當(dāng)明確，目的必須是具體的，各類會(huì)議召開(kāi)的原則是精簡(jiǎn)高效。開(kāi)會(huì)的目的可能有如下：
政策宣貫、投資決策、運(yùn)營(yíng)管理、項(xiàng)目管理、安全管理、市場(chǎng)推廣、問(wèn)題解決、檢查評(píng)比、日常例會(huì)、年度總結(jié)等。
當(dāng)然，一次會(huì)議目的可能并非單一，也可以具有多個(gè)目的。
2、指定會(huì)議主持人。主持人就是會(huì)議的綱，只有綱舉才能目張，猶如畫(huà)龍點(diǎn)睛。
一個(gè)優(yōu)秀的主持人，不僅需要學(xué)識(shí)能力超群，而且能夠具有強(qiáng)大氣場(chǎng)和豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
主持人決定著整場(chǎng)會(huì)議的進(jìn)程推進(jìn)、問(wèn)題解決、人員銜接，以及突發(fā)情況的處置，自始至終會(huì)議都處于主持人可控范圍，有條不紊，條理清晰、結(jié)構(gòu)緊湊。
開(kāi)場(chǎng)白，可以通過(guò)引經(jīng)據(jù)典式、故事導(dǎo)入式、名人名言式、詩(shī)詞名句式、幽默有趣式等。
主持人：如何開(kāi)場(chǎng)、如何傾聽(tīng)、如何提問(wèn)、如何跟進(jìn)、如何處理臨時(shí)突發(fā)情況等。
3、領(lǐng)導(dǎo)是核心。領(lǐng)導(dǎo)在組織中具有決定性作用，是會(huì)議的核心決策者。
領(lǐng)導(dǎo)決定著能否順利召開(kāi)會(huì)議，對(duì)于一場(chǎng)會(huì)議具有最高決策權(quán)。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)下屬上報(bào)的會(huì)議計(jì)劃，進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)還要考慮會(huì)議預(yù)算是否合理，做出審批。
最高領(lǐng)導(dǎo)是否參加的會(huì)議，對(duì)于會(huì)議的層次與級(jí)別是至關(guān)重要的。關(guān)鍵重要會(huì)議由最高領(lǐng)導(dǎo)坐鎮(zhèn)，提升了會(huì)議的格局與檔級(jí)。
除此之外，還需要確定參會(huì)的其他決策性領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)與否。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)有利于會(huì)議問(wèn)題的解決，更好地溝通有利于形成會(huì)議決議。
4、會(huì)前明確會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議是一種嚴(yán)格的組織溝通，必須有紀(jì)律，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。
凡事必然約法三章，令行禁止，組織才能具有高效執(zhí)行力。紀(jì)律正是起到關(guān)鍵作用。
基本的會(huì)議紀(jì)律，包括但不僅限于：收到會(huì)議通知回復(fù)確認(rèn)、按時(shí)參加會(huì)議、不能參會(huì)者必須辦理請(qǐng)假手續(xù)、提前準(zhǔn)備發(fā)言稿、參會(huì)者手機(jī)關(guān)閉或調(diào)為靜音、會(huì)議溝通不進(jìn)行人身攻擊、不進(jìn)行與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)、參會(huì)者會(huì)前必須準(zhǔn)備和提交的書(shū)面資料清單等等。
5、正式會(huì)議必須簽到與簽退。會(huì)議簽到不僅是一種形式，還是一種體現(xiàn)自覺(jué)意識(shí)與責(zé)任。
通知是否傳達(dá)，參會(huì)人員是按照要求全程參與，簽到就是一種很好的體現(xiàn)，不僅會(huì)前需要簽到，會(huì)后還需要簽退。
在簽到時(shí)，可以還涉及到申領(lǐng)一些會(huì)議物資，與參會(huì)計(jì)劃名單一一對(duì)應(yīng)，以方便更快明確實(shí)到人數(shù)與人員情況。
能否按時(shí)參會(huì)并并且做出高質(zhì)量的發(fā)言，這是決定著參會(huì)者的績(jī)效狀況。
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