做好項目管理的3種才能

　　做好項目管理，需要具備3種才能，本文大家詳細(xì)看一下是哪3種才能。

　　美國項目管理協(xié)會(PMI)上月發(fā)表《2016 Pulse of the Profession》報告，研究不同國家及地區(qū)的企業(yè)在項目管理(Project Management)上的表現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)跟前一調(diào)查年度相比，能夠達(dá)到當(dāng)初項目目標(biāo)、企業(yè)計劃及于預(yù)算之內(nèi)完成的企業(yè)項目數(shù)字減少，愈來愈多企業(yè)項目表現(xiàn)不似預(yù)期甚至最終失敗，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)損失。

　　早前PMI總裁兼CEO Mark A. Langley來港接受專訪指，企業(yè)項目未能達(dá)致預(yù)期

　　效果的原因有很多種，但主要是未能適應(yīng)轉(zhuǎn)變，包括：企業(yè)策略(發(fā)展優(yōu)先事項和目標(biāo))改變，以至市場、客戶需求轉(zhuǎn)變等。

　　Langley認(rèn)為企業(yè)項目未能達(dá)至預(yù)期效果的原因有很多種，而管理、領(lǐng)導(dǎo)和應(yīng)對市場的才能，對項目經(jīng)理而言缺一不可。他續(xù)說：“當(dāng)然也可以是很實質(zhì)性的財務(wù)上問題，例如08至09年間有金融海嘯，企業(yè)的優(yōu)先事項并非擴(kuò)展業(yè)務(wù)，而是保留手上資源以應(yīng)對金融海嘯。”

　　可令企業(yè) 減浪費項目預(yù)算

　　Langley又指，有效的項目管理，可令企業(yè)減少浪費項目預(yù)算。項目管理的效率高與低，分野在于：

　　1.項目管理人員有否優(yōu)良的項目管理技巧;

　　2.公司上下對項目是否支持：“公司上下均支持和配合項目管理團(tuán)隊，也明白他們的工作和標(biāo)準(zhǔn);”

　　3.對外圍環(huán)境轉(zhuǎn)變是否敏感：“這也是風(fēng)險管理的一環(huán)，當(dāng)有些事情出現(xiàn)，你有否預(yù)計到項目可能會出現(xiàn)問題，并預(yù)備好應(yīng)對方法以撥亂反正。”

　　“變幻原是永恒”不止是已故名填詞人黃沾的名句，也放諸四海皆準(zhǔn)。Langley認(rèn)為，關(guān)鍵在于項目管理負(fù)責(zé)人(或是項目經(jīng)理，Project Manager)能否意識到改變，以及每一項改變對項目構(gòu)成的影響及如何應(yīng)對。而影響亦不一定是負(fù)面，PMI香港分會主席何蕭素嫻表示：“例如現(xiàn)在有電動車，當(dāng)中牽涉到高科技如

　　充電裝置、商場停車場等不同單位的工作，若保險公司要訂一項目針對電動車市場，推出相關(guān)的政策和服務(wù)，不可能要求對方待自己的項目做好才興建充電裝置。”由于一切同步進(jìn)行，故項目負(fù)責(zé)人須適應(yīng)市場上不同相關(guān)范疇的工作和步伐，“又如基建歷時多年，中間可能會經(jīng)過多屆政府和議會，他們以至社會大眾或支持或反對。你可預(yù)測(一切可能出現(xiàn)的問題)，但不能準(zhǔn)確計算得到。”

　　何蕭素嫻說：“何謂專案?就是有明確的開始、結(jié)束時候和目標(biāo)，必然是用來成就公司想做到的事。”

　　報告亦提到，要提升項目表現(xiàn)，關(guān)鍵之一是將管理目光超越技術(shù)層面。Langley特別提到一種“Talent Triangle”，認(rèn)為項目管理專才應(yīng)結(jié)合3種管理才能：

　　1.技術(shù)性技能：包括時間和項目預(yù)算上的管理;

　　2.領(lǐng)導(dǎo)才能：包括談判、溝通、解決糾紛、提出解決方法的能力;

　　3.適應(yīng)能力：也就是Langley多番強調(diào)的，“適應(yīng)公司策略、理解公司運作和跟客戶之間的關(guān)系及客戶需求改變。你要有這些商業(yè)觸覺。”

　　中國表現(xiàn) 平均優(yōu)于全球

　　報告又顯示，中國企業(yè)在項目管理上的表現(xiàn)，平均優(yōu)于全球，“中國每投放10億美元，9,900萬會浪費掉，同一數(shù)字全球而言卻是1.22億美元。”Langley認(rèn)為，這可能是由于中國企業(yè)以至社會近年更注意到項目管理的重要性，“大約10至12年前，當(dāng)我到訪中國大陸的大學(xué)，只發(fā)現(xiàn)到約莫3個跟項目管理相關(guān)的學(xué)位，15個月后我前再到中國，數(shù)字已上升到90。”他續(xù)說：“10年前在整個大中華地區(qū)，對項目管理感興趣的人還不足1萬，現(xiàn)在卻已有15萬人從事項目管理。企業(yè)已經(jīng)明白到，當(dāng)你有新產(chǎn)品或者服務(wù)，想要進(jìn)入一個新市場，就要以項目管理方式來實行以達(dá)致成功。”

　　Langley指，重視項目管理是企業(yè)的大勢所趨，他指項目管理人才愈來愈渴市，PMI本身在全球185個國家亦已有逾60萬會員和證書持有人，“單是在大中華地區(qū)，每年已可制造約80萬項目管理相關(guān)新職位。現(xiàn)時未有足夠人才填滿空缺。”他相信這個專業(yè)對年輕一代有吸引力，“他們都想在一家能讓他們發(fā)揮影響力的企業(yè)效力。項目管理的精神在于實施公司的政策、目標(biāo)和轉(zhuǎn)變，一個長期的項目，直接影響公司的未來發(fā)展和利益。”

　　年輕管理者 需跟項目齊成長

　　到底由年輕一代如80、90后擔(dān)任企業(yè)項目負(fù)責(zé)人有何好處?Langley坦言，任何年紀(jì)的企業(yè)項目負(fù)責(zé)人，均須具備文中他所講的“Talent Triangle”3項條件，“溝通技巧是3大關(guān)鍵之一，年輕一代曉用盡任何方式，例如網(wǎng)絡(luò)和社交媒體工具，或有助工作。”

　　當(dāng)然，年輕一代欠缺的是管理經(jīng)驗，“跟其他行業(yè)其實沒大分別，一起初不會獨挑大梁。經(jīng)驗來自實戰(zhàn)，年輕人可參與更多項目、負(fù)更多責(zé)任。項目管理的精神，在于讓管理者跟項目一同隨著每一機遇學(xué)習(xí)和成長，有了經(jīng)驗，就可將之應(yīng)用于下一機會。”

　　有意入行者 需善溝通結(jié)人脈

　　何蕭素嫻指：“在公司架構(gòu)中，很多高層人員分擔(dān)不同責(zé)任，通常一個項目均會由其中一位管理層擔(dān)任Named Executive Sponsor(項目贊助人或執(zhí)行發(fā)起人)。她舉例當(dāng)海洋公園要建立新場館，這角色不一定是主席或CEO來擔(dān)任，可以是董事局內(nèi)其他管理層。

　　她解釋，項目經(jīng)理的角色是帶領(lǐng)項目團(tuán)隊達(dá)成目標(biāo)，當(dāng)中必會出現(xiàn)大大小小問

　　題，“當(dāng)遇到困難要提出，例如要求更多資源和時間等。項目經(jīng)理一定要得到項目的贊助人支持，前提是要跟他溝通得好，解釋到當(dāng)中出現(xiàn)什么問題，證明自己有能力處理。公司能否投資更多金錢于該項目，項目贊助人是下決定的那位。”Langley說：“項目經(jīng)理要跟項目的贊助人有良好關(guān)系，如項目出現(xiàn)困難，哪怕是資源不足、公司給予的方向不清，他都有責(zé)任清除障礙。”故此他教路有意從事循項目管理方向發(fā)展的年輕一代，應(yīng)盡早在公司內(nèi)廣結(jié)人脈，“不止于同輩，而是公司內(nèi)各級層面。”

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