公司公文寫(xiě)作要?jiǎng)t

　　總體而言，公司公文寫(xiě)作應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)基本要求：合法、求實(shí)、合體、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。公文內(nèi)容與形式必須符合上至國(guó)家、下至公司內(nèi)部方針政策、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定，具有合法性；求實(shí)，即要實(shí)事求是、講究實(shí)效；合體，即公文主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范。嚴(yán)謹(jǐn)，即要求公文結(jié)構(gòu)須嚴(yán)密有序，避免產(chǎn)生歧義；規(guī)范，即要求公文格式、語(yǔ)言表達(dá)、符號(hào)使用都應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，運(yùn)用規(guī)范的現(xiàn)代書(shū)面語(yǔ)言，排斥使用口語(yǔ)詞、方言詞、土俗俚語(yǔ)及生造語(yǔ)詞等，符合語(yǔ)法規(guī)則和邏輯，句子含義完整確切，具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，便于受文者全面理解和準(zhǔn)確執(zhí)行。

　　一、行文規(guī)則的基本內(nèi)容

　　為確保公文迅速、準(zhǔn)確地在公司內(nèi)外傳遞，避免行文紊亂，公司有關(guān)部門(mén)應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，制定行文方向、行文方式的有關(guān)準(zhǔn)則，這就是行文規(guī)則�；�本內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

　�。ㄒ唬└鶕�(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系準(zhǔn)確行文各機(jī)構(gòu)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍決定機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系，機(jī)構(gòu)之間的工作關(guān)系又決定著公文傳遞的方向。即處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)構(gòu)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)構(gòu)主送下行文；被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)構(gòu)主送上行文；具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)構(gòu)之間相互主送平行文。

　�。ǘ�）選擇適宜的行文方式，一般不得越級(jí)行文行文方式是指機(jī)構(gòu)之間公文傳遞的形式，分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、直接行文等。對(duì)外發(fā)文，應(yīng)考慮需要和可能的條件，選擇適宜的行文方式。

　　1．逐級(jí)行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，存在隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)構(gòu)之間應(yīng)采取逐級(jí)行文的方式，按級(jí)逐漸上報(bào)或下發(fā)文件，即只對(duì)直屬上一級(jí)機(jī)關(guān)或下一級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，如果需要，再由上一級(jí)或下一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。

　　2．多級(jí)行文。為加快公文傳遞，在必要時(shí)可采取同時(shí)向若干層級(jí)的上級(jí)或下級(jí)機(jī)構(gòu)制發(fā)公文，包括直達(dá)基層組織和向公司全體員工公布。

　　3．越級(jí)行文；為了維護(hù)組織或?qū)�業(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸，一般情況下避免越級(jí)行文。只有在下列情況下才采用越級(jí)行文：情況特殊緊急，如逐級(jí)上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)和抄送機(jī)關(guān)，問(wèn)題長(zhǎng)期未解決；上級(jí)交辦，并指定直接越級(jí)上報(bào)的具體事項(xiàng)；出現(xiàn)需要直接詢(xún)問(wèn)、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項(xiàng)；控告、檢舉直接上級(jí)等。因特殊情況越級(jí)行文時(shí)，一般應(yīng)抄送越過(guò)的機(jī)構(gòu)。

　　4．直接行文。同級(jí)或其他不相隸屬的機(jī)構(gòu)之間相互行文時(shí)采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級(jí)別層次的制約。

　�。ㄈ�）正確選擇主送與抄送機(jī)構(gòu)

　　除普發(fā)性公文之外，一份公文通常只選擇一個(gè)主送機(jī)構(gòu)，防止由于多頭主送而貽誤處理。下列情況時(shí)，在向主送機(jī)構(gòu)發(fā)文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送：對(duì)下級(jí)的重要發(fā)文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)構(gòu)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)構(gòu)向上級(jí)請(qǐng)示，應(yīng)明確主送、抄送機(jī)構(gòu)，由主送機(jī)構(gòu)答復(fù)；上級(jí)向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)行文，必要時(shí)應(yīng)抄送另一上級(jí)；公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)構(gòu)的職權(quán)范圍，需相關(guān)機(jī)構(gòu)配合時(shí)，應(yīng)抄送。如屬下列情況，則不得抄送：請(qǐng)示在上報(bào)同時(shí)，不得向下級(jí)抄送；接受抄送的機(jī)構(gòu)不得再向其他抄送；與公文辦理無(wú)關(guān)的機(jī)構(gòu)不得抄送。

　�。ㄋ模┞�(lián)合發(fā)文時(shí)，作者應(yīng)是同級(jí)部門(mén)并須對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致因公司業(yè)務(wù)，公司內(nèi)部?jī)蓚�(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)橫向聯(lián)系較多，行使職能時(shí)可以聯(lián)合行文。但聯(lián)合行文的部門(mén)級(jí)別層次須相同或相近。同時(shí)，為維護(hù)公司管理一致性，聯(lián)合行文前須就有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致，不得以自己部門(mén)單方面意見(jiàn)各自向下行文。

　�。ㄎ澹﹪�(yán)格控制公文數(shù)量，簡(jiǎn)化行文手續(xù)機(jī)構(gòu)行文必須注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精的原則，可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā)；經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的可不再行文，必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。上下級(jí)各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)盡量對(duì)口行文，簡(jiǎn)化手續(xù)，以提高管理效率。

　　二、公文特殊表達(dá)要求

　�。ㄒ唬�時(shí)間概念的表達(dá)

　　除不必或不允許精確表達(dá)外，須確切表達(dá)時(shí)間，完整標(biāo)明年月日，特殊時(shí)需標(biāo)出時(shí)、分甚至秒；避免使用"今年"、"明天"等需借助其他時(shí)間概念才能準(zhǔn)確理解的時(shí)間代詞；禁止使用"上月以前"、"去年之后"等一類(lèi)不易劃定界線的詞語(yǔ)；年份一律使用全稱(chēng)，如需有關(guān)歷史年號(hào)時(shí)，先寫(xiě)公歷年份，再將歷史年號(hào)置于圓括號(hào)內(nèi)。

　�。ǘ�）空間概念的表達(dá)

　　在專(zhuān)用名詞中，城市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱(chēng)首次出現(xiàn)時(shí)，如屬于國(guó)外的應(yīng)冠以國(guó)別，屬于國(guó)內(nèi)的應(yīng)冠以所屬盛自治區(qū)、直轄市的名稱(chēng)。所有國(guó)名、地名均應(yīng)使用國(guó)家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)（包括標(biāo)準(zhǔn)譯名），一般不使用別稱(chēng)，國(guó)內(nèi)地名不用簡(jiǎn)稱(chēng)。除出于特殊需要，或表達(dá)對(duì)象在文中無(wú)重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達(dá)，慎重使用表示處所的代詞，以防止誤解或費(fèi)解。

　�。ㄈ�）數(shù)量概念的表達(dá)

　　表示數(shù)量時(shí)一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，特殊情況下用漢字。同一文件中同類(lèi)數(shù)量的表示方法，應(yīng)前后一致。除在特殊情況下使用約數(shù)、概數(shù)外，公文中的數(shù)目概念應(yīng)用精確數(shù)字表示。表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù)，表示減少時(shí)則只用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。在"增加、上升、擴(kuò)大"或"減少、降低、縮斜等詞語(yǔ)后面有"到、至"等字樣的句式與后面帶"了"或不帶"了"字的句式，語(yǔ)意差別很大，使用時(shí)務(wù)必謹(jǐn)慎。若需用"以上"、"以下"等詞表示數(shù)字分界時(shí)，為使界線劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)以各種方式注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。注意數(shù)詞"兩"的使用，"兩"不能做序數(shù)，也不能用以表達(dá)沒(méi)有零頭的多位數(shù)。

　　量詞中的度量衡單位必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位和國(guó)家公布的中文名稱(chēng)。

　　如文中須出現(xiàn)歷史上使用的、外國(guó)使用的或地方性的單位（如石、斗、磅、英寸等）時(shí)應(yīng)折算成國(guó)家法定計(jì)量單位，并加以說(shuō)明。使用復(fù)合量詞時(shí)，如詞語(yǔ)不常使用，應(yīng)加注簡(jiǎn)要說(shuō)明。

　�。ㄋ模┞殑�(wù)、姓名的表達(dá)

　　各種職務(wù)、姓名應(yīng)以全稱(chēng)出現(xiàn)。當(dāng)某人擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時(shí)，只列出與文件內(nèi)容有關(guān)者。需列出某人兩個(gè)或兩個(gè)以上職務(wù)時(shí)，國(guó)內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)、后黨外，由大到小排序，國(guó)外的應(yīng)尊重對(duì)方習(xí)慣或雙方需要。國(guó)外人士的譯名、職務(wù)應(yīng)以國(guó)家公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn)，如無(wú)標(biāo)準(zhǔn)譯名應(yīng)注意在有關(guān)文件中使用同一譯名，譯名后一般應(yīng)用圓括號(hào)注明其外文名稱(chēng)。若干人物的姓名需同時(shí)并列出現(xiàn)在文件中時(shí)．應(yīng)按職務(wù)高低、姓氏筆畫(huà)、姓氏字母的規(guī)定排序，與事情相關(guān)的程度、歸屬等標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成排序。

　　（五）程度概念的表達(dá)

　　表示程度的成分往往構(gòu)成公文關(guān)鍵性部分，表達(dá)不當(dāng)就會(huì)造成失實(shí)、失誤。

　　公文中表達(dá)程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞。"很、極、最、更加、極其、非常、尤其、十分、過(guò)于、特別、比較、多么、大致"等副詞，"這么、這樣、如此"等代詞都可以表示程度。選用這些詞語(yǔ)時(shí)應(yīng)注意與客觀實(shí)際符合，務(wù)求恰到好處。在公文中常需對(duì)肯定或否定的程度加以表述，注意把握分寸。

　�。�六）范圍概念的表達(dá)

　　在現(xiàn)代漢語(yǔ)中，表示全部或部分的詞語(yǔ)，分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式，如"所有、一切、全部、任何一個(gè)、總共、人人"等就可用于表示全部。而"有些、有的、一些、部分、少數(shù)、多數(shù)、接近半數(shù)、百分之幾"等則用于表示部分。在使用上述詞語(yǔ)時(shí)應(yīng)注意：當(dāng)事物是被全面肯定或全面否定時(shí)，才能用表示全部的詞語(yǔ)，稍有保留或無(wú)法最終確定時(shí)，只能用表示部分的詞語(yǔ)。公文中表示部分時(shí)，常要求精確，此時(shí)應(yīng)使用詞義精確的詞語(yǔ)，不能在一個(gè)語(yǔ)句中同時(shí)出現(xiàn)表示全部或部分的詞語(yǔ)，前后出現(xiàn)的表示范圍的詞語(yǔ)不能自相矛盾。

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