做秘書的注意事項

　　做秘書同做其他專業(yè)工作一樣，需要一些基本功底。這些基本功底，就像蓋樓的地基，越厚實越牢固，對做好工作越有利。下面是小編整理的做秘書的注意事項，希望對你有幫助!

　　一、要在領(lǐng)導的視線范圍內(nèi)，不要讓領(lǐng)導在需要時看不到秘書。注意觀察領(lǐng)導的眼神、手勢地，在大場合要反應靈敏，行動迅捷。

　　二、落落大方，不卑不亢，可以點頭，不要哈腰。做到熱情有度，穩(wěn)健為本。太過于熱情，有時會損害領(lǐng)導形象。

　　三、要掌握分寸。如領(lǐng)導上主席臺不需要攙扶，否則別人以為領(lǐng)導身體不好或者太年邁、給本校領(lǐng)導特別是自己人開車門不需要用手遮擋，遞茶送水經(jīng)先賓后主。

　　四、要做到心中有數(shù)。比如跟誰做什么事情，對象是什么，程序是什么，內(nèi)容是什么，不能一問三不知，適當?shù)牡胤揭�給領(lǐng)導提個醒。比如領(lǐng)導的發(fā)言稿件等有關(guān)材料要隨時準備一份，對領(lǐng)導活動的位置要事先了解情況。

　　五、要注重儀表，大方得體。

　　不好的秘書的表現(xiàn)：

　　一、喧賓奪主，愛插話;

　　二、勉強安排領(lǐng)導：比如搶著幫助領(lǐng)導拎包;安排座位;

　　三、熱情過度;愛跟領(lǐng)導爭論，以顯學識;

　　四、愛自作主張;

　　五、不了解情況，不積極主動，被動應付;

　　六、領(lǐng)導交待事情忘了，辦完的事情不反饋，沒交待的事情反而自作主張給辦了;

　　七、報喜不報憂;

　　八、評論領(lǐng)導;

　　九、口風不嚴;

　　十、窺視心理強;

　　十一、有太強烈的優(yōu)越感和神秘感。

　　拓展閱讀

　　秘書禮儀注意事項

　　一、命令或指示要經(jīng)過確認

　　任何工作都是從接受指示展開第一步，假如連這個階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現(xiàn)。這就要求秘書聆聽上司指示工作的時候，有幾點必須留意：

　　1、表現(xiàn)士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務時抱著可有可無的態(tài)度，往往會使該過程流于公式化。相反地，若能表現(xiàn)出積極熱烈的反應，相信上司講解起來也會格外賣力。

　　2、自始至終專心聆聽。不要中途打斷或搶先回答上司的說明。即使心中懷有任何疑問，也必須等他全部說完后再提出。

　　3、不明白這處務必問清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結(jié)果問題往往就出在這里。因此，假如發(fā)現(xiàn)任何不明白的疑點，都應該鼓起勇氣問到清楚為止。

　　4、確認內(nèi)容。囫圇吞棗似地接受命令或指示是最冒險的行為，有時甚至等到完成后提出報告時，才發(fā)現(xiàn)自己徹尾完全搞錯。所以無論如何必須養(yǎng)成習慣，在上司說完后確認其內(nèi)容與各項重點。

　　二、不要忘了上司所交等的事情

　　有時候工作一忙，往往把上司交待處理的某件工作忘得一干二凈。此時，除了規(guī)規(guī)矩矩向上司道歉外，別無選擇。若因為一時提不起勇氣認錯而置之不理，反而會使事情更加惡化。

　　道歉時，若臉上掛著虛假的笑臉，或強詞奪理地尋找各種借口，也會使對方更加惱火，倒不如干脆以謙虛的態(tài)度，坦白這是因為自己一時不慎而犯下的過錯。

　　但是這種情形只許一次，下不為例，假如三番兩次地重蹈覆轍，那么管你如何賠禮，也難以換回上司對你的評價。

　　三、辦公室拒絕閑聊

　　漫無邊際的閑聊，影響工作和學習�，F(xiàn)介紹四種表白無暇閑聊的婉轉(zhuǎn)方法：

　　1、啟示法。在自己工作場所的醒目處，寫上“閑聊不過三分鐘”或魯訊的名言：“浪費自己的時間，等于慢性自殺;浪費別人的時間，等于謀財害命�！币源擞浭緛砜�，謝絕閑聊。

　　2、工作法。當發(fā)現(xiàn)聊客朝自己走來，可立即埋頭工作，或眼睛注視空間，令聊客相信自己正在專心工作，讓其知趣離開。

　　3、冷待法。當聊客打開話匣子，自己保持冷談，只點頭或搖頭不予搭話，也可作簡短的回答“是”或“不是”;若聊客仍然口惹懸河，則可起身做些雜務，令其掃興而去。

　　4、推遲法。如對方并未閑聊，或自己喜歡與其交談，但當時確無時間接待，可提議推遲在下班后或共同進餐時進行交談。

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