如何做好辦公室收發(fā)文

　　公文處理是指對(duì)公文的撰寫、傳遞與管理，它是使公文得以形成并產(chǎn)生實(shí)際效用的全部活動(dòng)，是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)其管理職能的重要形式。公文處理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容，做好公文處理工作，既是夯實(shí)管理基礎(chǔ)，又是規(guī)范工作流程的需要。公文處理水平直接體現(xiàn)辦公室工作的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平，更重要的是影響企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)干部的工作效率、作風(fēng)。下面是小編為大家收集的如何做好辦公室收發(fā)文，希望對(duì)大家有所幫助。

　　收文處理程序及要求

　　(一)收文處理流程

　　簽收→登記→收轉(zhuǎn)→對(duì)黨委及辦公室的文件擬辦→主管校領(lǐng)導(dǎo)批示→傳閱或承辦→催辦、查辦→收回文件或辦理情況反饋→復(fù)查歸檔

　　1、校內(nèi)各單位向黨委報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)等材料的處理程序：

　　(1)審核來文是否符合行為規(guī)范，是否符合行文的規(guī)定。

　　(2)進(jìn)行收文登記。

　　(3)按所送文件的簽批意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。

　　(4)按領(lǐng)導(dǎo)的批示意見辦理。

　　(5)將處理完畢的來文退還報(bào)送單位。

　　2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門來文的處理程序：

　　(1)通知、指示類的文件應(yīng)在登記后將“文件處理單”貼附在文件首頁前。

　　(2)交黨辦主任簽寫辦公室擬辦意見。

　　(3)按照主任意見轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門或黨委領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　(4)檢查來文的辦理、落實(shí)情況。

　　(5)將指示性文件及有關(guān)報(bào)道本校情況的來文存檔。

　　3、 校外單位來往函件的處理程序：

　　凡標(biāo)有“河南工程學(xué)院黨委收”、“河南工程學(xué)院黨委辦公室收”或其他未指明黨委哪位領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人親收的信件，黨辦機(jī)要員均應(yīng)拆閱、登記、分類，按下列規(guī)則辦理：

　　(1)屬于群眾來信的，按信訪工作程序處理。

　　(2)屬于函調(diào)的，轉(zhuǎn)交組織部處理。

　　(3)黨內(nèi)刊物征訂單，屬于黨辦負(fù)責(zé)訂閱的刊物自行處理，其它的訂單轉(zhuǎn)宣傳部處理。

　　(4)屬黨辦職責(zé)范圍的事項(xiàng)，重要的應(yīng)報(bào)主任閱處;一般的由機(jī)要員處理。

　　(5)將函件轉(zhuǎn)交其他職能部門時(shí)，應(yīng)履行簽收手續(xù)。

　　(二)收文工作要求：

　　1、必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、保密，不拖拉不積壓。

　　2、應(yīng)熟悉校領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分工、主管單位，了解各職能部門的職責(zé)范圍。

　　3、根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時(shí)送閱，遇有急件應(yīng)在送領(lǐng)導(dǎo)閱批的同時(shí)，先復(fù)印一份送職能部門考慮承辦意見。

　　4、組織傳閱時(shí)，應(yīng)采取以機(jī)要員為中心點(diǎn)的輻射方式，避免傳閱對(duì)象之間的交叉式傳閱。

　　5、如遇領(lǐng)導(dǎo)同志閱文時(shí)間過長(zhǎng)，應(yīng)及時(shí)提醒。

　　6、及時(shí)催辦，定期檢查文件承辦情況。

　　發(fā)文處理程序及要求

　　(一)發(fā)文處理流程

　　擬稿→核稿→會(huì)簽→簽發(fā)→編號(hào)→打印→校對(duì)→印制→蓋章→送發(fā)→歸檔。

　　1、擬稿

　　(1)黨委系統(tǒng)的發(fā)文種類一般為通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決議、決定、指示、條例、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等，擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。

　　(2)書寫格式、行文規(guī)則應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行上級(jí)及《河南工程學(xué)院關(guān)于公文處理的若干規(guī)定》。

　　2、核稿

　　由擬稿部門負(fù)責(zé)人或黨辦主任對(duì)文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進(jìn)行審核。

　　(1)黨委的工作計(jì)劃、學(xué)習(xí)安排、中層黨務(wù)領(lǐng)導(dǎo)干部的任命、校黨委對(duì)下屬單位請(qǐng)示的批復(fù)、校黨委向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示和報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件均應(yīng)以黨委名義發(fā)文。

　　(2)一般事務(wù)性通知，轉(zhuǎn)發(fā)黨委其他職能部門的具體事務(wù)性安排、對(duì)同級(jí)對(duì)口單位的函件應(yīng)以黨委辦公室名義發(fā)文。

　　3、簽發(fā)

　　(1)送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的應(yīng)是校核、修改后的稿件。

　　(2)以黨委名義上報(bào)或下發(fā)的文件由黨委書記或主管副書記簽發(fā)。

　　(3)黨委各部門代黨委起草的文件應(yīng)先交黨辦，不要直接送主管書記簽發(fā)。

　　(4)以黨委辦公室名義發(fā)出的文件材料，由黨辦主任簽發(fā)。

　　4、編號(hào)

　　(1)以黨委名義專項(xiàng)上報(bào)的材料編號(hào)為：同委()第 號(hào)。

　　(2)以黨辦名義專項(xiàng)上報(bào)的材料編號(hào)為：同委辦()第 號(hào)。

　　5、打印

　　經(jīng)簽發(fā)、編號(hào)后的文件送交打字室打印。

　　6、校對(duì)

　　一般由黨辦文書校對(duì)，重要的文件須交黨辦主任進(jìn)行二次校對(duì)。

　　7、印制

　　校對(duì)后將清樣返還打字室更改，核對(duì)好報(bào)頭紙、注清份數(shù)后印制。

　　8、蓋章

　　(1)以黨委名義發(fā)出的文件，必須由黨委書記或主管書記簽字后，蓋黨委印章。

　　(2)以黨辦名義發(fā)出的文件，由黨辦主任簽字后，蓋黨辦印章。

　　9、送發(fā)

　　(1)一般黨委文件應(yīng)上報(bào)上級(jí)黨委等機(jī)關(guān);下發(fā)院內(nèi)機(jī)關(guān)各部處、基層黨總支、直屬黨支部;送本遼領(lǐng)導(dǎo)。

　　(2) 黨辦文件報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)機(jī)關(guān)各部處、基層黨總支、直屬黨支部等。

　　10、歸檔

　　(1)平時(shí)按照存檔歸檔要求，做好預(yù)立卷工作。

　　(2)按年度將黨委文件、黨辦文件分別組卷存檔。

　　(3) 按文件號(hào)順序?qū)⒚糠菸募�的原稿、正本整理好并編�?hào)。

　　(4)用計(jì)算機(jī)按照存檔要求打印卷內(nèi)目錄。

　　(5)每年6月底前，將上一年度的檔案移交學(xué)院檔案室。

　　(二)發(fā)文工作要求：

　　1、了解本級(jí)黨委的職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，弄清行文關(guān)系。

　　2、起草文件時(shí)要深入調(diào)查研究，正確領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確體現(xiàn)黨委領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

　　3、文件編號(hào)由專人負(fù)責(zé)，填寫文號(hào)登記本。

　　4、發(fā)送文件要力爭(zhēng)快捷，注意時(shí)效。

　　辦公室收發(fā)文是干什么的

　　辦公室收發(fā)文工作主要包括以下幾個(gè)方面：

　　收文處理：專人負(fù)責(zé)拆封，堅(jiān)持“行登記，后使用”的原則，收文后詳細(xì)校對(duì)來文單與文件是否相符；如有急件，急事先辦。

　　文件分類登記：來文蓋上印章后，分類登記，無論是急件、平件都需要隨到隨登，及時(shí)分送。收文要按年度編排，注意準(zhǔn)確，不要出現(xiàn)空號(hào)、重號(hào)。要求分類準(zhǔn)確，按收文要求逐項(xiàng)登記清楚。

　　送領(lǐng)導(dǎo)閱批：將來文先送局長(zhǎng)閱批，然后再送分管批閱，最后送承辦人員。

　　文件傳閱工作：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，分別送有關(guān)人員閱文，要認(rèn)真在傳閱登記簿上進(jìn)行登記，閱文的同志要在登記簿上簽字，以便查找，閱后及時(shí)交回，防止丟失。密級(jí)文件要在辦公室閱文，防止丟失、泄密事件的發(fā)生。

　　文件的清理、保管和保密工作：文件立卷后，要及時(shí)提供利用，并注意防潮、防蟲、防火、防盜、防止丟失、泄漏。每逢節(jié)假日、年終前要將文件核對(duì)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)短缺，及時(shí)查找，確保文件的安全。

　　文書材料的歸卷和立卷工作：當(dāng)年來文，待文件結(jié)束后，即可抓緊時(shí)間分類裝訂成冊(cè)。

　　發(fā)文：負(fù)責(zé)打印材料的校對(duì)、印制、裝訂。要進(jìn)行發(fā)文編號(hào)登記。

　　承辦局領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

　　以上工作內(nèi)容確保了辦公室收發(fā)文的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，為學(xué)校的教學(xué)、科研、生活提供了重要的支持和服務(wù)。

　　收文工作的流程

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　　對(duì)所收文件的件數(shù)要認(rèn)真清點(diǎn),檢查實(shí)收件數(shù)與投遞清單.上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機(jī)關(guān)、部門、姓名是否都應(yīng)是本機(jī)關(guān)收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無誤后,收件人要在送件人的"投遞回執(zhí)單”和、或"送文簿”上簽字，并注明收到的時(shí)間

　�。ǘ�）拆封

　　啟封時(shí)，注意保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時(shí)，應(yīng)把原封訂在文件后面， 并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符，應(yīng)按規(guī)定處理，一般應(yīng)予以退回。

　　（三）登記

　　登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時(shí)，按收文登記簿中所列內(nèi)容，逐項(xiàng)登記，并在收進(jìn)每份文件首頁貼上“來文處理單”，應(yīng)將“來文處理單”的有關(guān)內(nèi)容，如來文單位、來文標(biāo)題、來文字號(hào)、緩急程度、密級(jí)、份數(shù)、日期等填寫好，然后再轉(zhuǎn)入下一道處理程序。

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　　對(duì)信件(文件)迅速分類，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。有的也可以用數(shù)字做文件夾的標(biāo)識(shí)。如上司有要求，秘書呈送文件前應(yīng)先閱讀后注出重點(diǎn)部分,如信件(文件)中的公司名稱、日期、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價(jià)格、應(yīng)用尺和黃色筆(如需復(fù)印,黃色不會(huì)在復(fù)印件上顯現(xiàn))在這些內(nèi)容下面畫出直線，或在信件(文件)，上用簡(jiǎn)練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，轉(zhuǎn)送前最好復(fù)印一份保存，以備查考。