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OA的常見陷阱與風險防范
隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，同時OA也存在一定的陷阱與風險，下面是關(guān)于OA的常見陷阱與風險防范，歡迎閱讀！
1、定位風險。
若是初級應(yīng)用場合按高級定位，則會造成花大價錢買個豪車卻因司機水平差、維護水平差、道路崎嶇、交通規(guī)則混亂等原因而無法發(fā)揮最高價值;若是高級應(yīng)用場合按初級定位，那么常見的功能無法實現(xiàn)、與對標單位應(yīng)用水平差異大、界面不友好，會讓使用者感覺水平太差，定制開發(fā)基礎(chǔ)功能進行改進提升的代價會非常大。定位不準是從源頭上的失誤，后期的改進非常困難。選擇低成本快速切入啟動解決眼前問題，還是高起點、高成本考慮長遠，是完全不同的決策風格，要根據(jù)單位具體情況決定，各有利弊。
2、需求定義含糊風險。
對于常見的需求，應(yīng)該清晰地梳理并寫入招標文件，避免含糊的描述造成理解上的偏差而鉆了窗子。
(1)高級定位的功能需求參考。
必須實現(xiàn)的核心功能(如不能實現(xiàn)，取消投標資格)
�、傩侣劰妫浩髽I(yè)新聞、公告、通知能夠在系統(tǒng)中審批和發(fā)布;可以向整個組織發(fā)布;可向部門、項目團隊、隨機組合的組織內(nèi)部分人員發(fā)布。
�、诹鞒虒徟河谐Ｓ煤唵喂潭鞒�，包括請假、公出、差旅費報銷、推薦文章;待辦消息能夠推送到手機APP或微信并彈出，處理無需再登錄;有詳細的處理日志，包括接收日期時間、處理日期時間、處理人、處理意見，能看到當前待辦人。
③公文管理：能夠?qū)崿F(xiàn)公文發(fā)起、會簽、審核、審批、發(fā)文、歸檔管理;會簽、審核過程可多次自由添加不同人員;審批過程有日志，能留痕;能支持在線編輯。
�、芙M織架構(gòu)與通訊錄：建立企業(yè)組織架構(gòu)(可實現(xiàn)集團、子公司、部門、科室的組織架構(gòu)層級展開，也可以按字母排序在同一層上平鋪)，由管理員統(tǒng)一維護機構(gòu)、工號、姓名，員工可維護自己的其他信息;企業(yè)的組織架構(gòu)及通訊錄，能夠使用戶方便地檢索到目標人員，查看聯(lián)絡(luò)方式。
⑤終端適應(yīng)性：系統(tǒng)支持多種品牌規(guī)格的移動終端(如手機、IPAD等)和電腦終端(如臺式機、筆記本、工作站等，支持WINDOWS XP/7/8/10操作系統(tǒng)，IE6/7/8瀏覽器)的使用;移動終端支持安卓、IOS操作系統(tǒng);系統(tǒng)能夠適應(yīng)于移動、電信、聯(lián)通提供的移動網(wǎng)絡(luò)和固定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;電腦端、移動端(手機APP或企業(yè)微信)處理的數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r同步;能夠支持蘋果電腦自帶操作系統(tǒng)使用(MAC端)。
�、奁脚_的開發(fā)整合能力：流程開發(fā)由一般水平的IT工程師通過基于崗位、角色的軟件配置、圖形化界面拖拉拽方式較為簡單地完成，無需或僅少量寫軟件代碼或僅少量簡單代碼。流程運轉(zhuǎn)的過程、節(jié)點要能夠監(jiān)控，能夠統(tǒng)計、排序，便于發(fā)現(xiàn)流程運行當前節(jié)點、低效率處理的人員、環(huán)節(jié)。系統(tǒng)的門戶，除能滿足自身平臺的使用外，還能夠與其他要用的系統(tǒng)(如CRM、SCM、ERP、E_mail)進行整合，統(tǒng)一登錄、統(tǒng)一界面、集中消息待辦(能看各系統(tǒng)待辦數(shù)量、待辦標題)，以滿足系統(tǒng)擴充及現(xiàn)有系統(tǒng)集成需要，也避免用戶在不同界面的待辦處理和重復(fù)登錄(已有系統(tǒng)開發(fā)商是否配合由客戶協(xié)調(diào)，配合方費用不含在項目總費用中)。
�、哂脩魯�(shù)和性能：能夠支持注冊用戶數(shù)幾千人甚至上萬人。登錄系統(tǒng)時點擊登錄按鈕到進入系統(tǒng)使用不長于3秒;系統(tǒng)各類界面提交后到新界面的全部展示時間要控制在1秒以內(nèi);功能復(fù)雜、有大量數(shù)據(jù)運算界面的時間控制在3秒以內(nèi)。
�、嘁苿訄蟊恚合到y(tǒng)自帶或者可以整合第三方專業(yè)報表軟件，實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的圖表化、表單化報送，實現(xiàn)移動化決策支持。
可選實現(xiàn)的功能(不要求全部能夠?qū)崿F(xiàn)，但要滿足至少70%的需求)(略，需要的朋友可聯(lián)系本文作者，微信號xiansunweiping)
(2)初級定位的功能需求參考：選擇上述部分功能項或部分功能要求，描述上較為含糊，易于被引導(dǎo)為其他理解，未實現(xiàn)時無法追責。
(3)技術(shù)和性能要求：(略，需要的朋友可聯(lián)系本文作者，微信號xiansunweiping)。
3、流程不清晰風險。
OA固化的流程，業(yè)務(wù)部門未能清晰地表述(必須是精準的第四級動作級，只有粗略的操作過程無法實現(xiàn))、流程內(nèi)容存在爭議長時間無人拍板定案、流程未結(jié)合信息化的特點和單位實際進行雙向融合優(yōu)化，這些都會造成流程無法開發(fā)出來或者開發(fā)出來的流程無法使用或者不好用。由于這個原因沒有建好系統(tǒng)，雖然IT部門也有責任，但主要責任是梳理業(yè)務(wù)的部門。
4、平臺成熟度風險。
成熟度高的平臺流程調(diào)整多由客戶自行配置，操作人員不必是IT技術(shù)人員，甚至業(yè)務(wù)管理人員可自行完成配置。若是很多調(diào)整都需要軟件公司開發(fā)代碼，則意味著定制化開發(fā)，雖然能夠完全按照客戶的要求量身打造，但成熟度低、響應(yīng)速度慢、甚至因客戶要求不合理而造成浪費。另外，配置性開發(fā)，可以由業(yè)務(wù)人員自行配置流程、自行推進上線，維護簡單易行且改進快速，而代碼級開發(fā)則業(yè)務(wù)人員無法實現(xiàn)，有費用且周期長，但最悲慘的是不提供個性化開發(fā)，給錢也不行，只能削足適履、形成雞肋、僵化思維。
5、功能要求過高風險。
若是OA和即時通訊功能均支持，電腦、手機端均支持，蘋果、安卓、Windows操作系統(tǒng)均支持，能夠應(yīng)對上述隨意組合均可支持，則可選產(chǎn)品過少甚至無產(chǎn)品可選。OA與即時通訊是兩個差異非常大的領(lǐng)域，過渡求全責備要求兩者都要有、兩者都要好用、兩者深度融合，最終可能無產(chǎn)品可選。作者曾對全國30多家能做OA的產(chǎn)品進行了對比，能夠同時滿足電腦端和手機端且體驗好的產(chǎn)品并不多，能夠同時滿足OA和即時通訊且體驗感好的產(chǎn)品鳳毛麟角。
6、實施經(jīng)驗缺失風險。
任何一家客戶，都不愿意請沒做過OA系統(tǒng)的公司為自己建設(shè)OA、把自己當作小白鼠試驗，無論說得多少天花亂墜。投標商必須在近5年有成功上線的案例3-5個，否則一票否決、取消投標資格，可以作為招標的否決性要求。
7、APP與微信應(yīng)用場景定位錯誤風險。
APP功能相對強大，但安裝和使用APP較為困難(手機性能問題、耗電問題，很難實時在線)，適合于頻繁移動使用系統(tǒng)的工作人員使用，適合于復(fù)雜應(yīng)用場景的使用，適合于主動使用;微信處理OA雖然功能簡單，但微信一般都實時在線，能夠及時發(fā)現(xiàn)新的待辦，實現(xiàn)快速處理，人人幾乎都是微信的客戶，適合于較少使用APP的工作人員使用。若定位錯誤，則廣大使用者因不安裝獨立APP而無法使用、專業(yè)工作人員則認為APP功能太簡單而無法用，造成重大風險。
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