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公司合同管理工作注意事項(xiàng)
合同管理工作注意事項(xiàng)
一、合同登記
（一）在合同會(huì)簽時(shí)，先要對(duì)草簽合同進(jìn)行審核，其中以下幾種情況要事先提出：1.對(duì)于購(gòu)銷(xiāo)類(lèi)、維修類(lèi)、承攬類(lèi)的合同應(yīng)要求甲方單位能夠提供增值稅發(fā)票；2.租賃類(lèi)合同乙方單位是個(gè)人的，必須提供完稅憑證；3.最后，所有需要本單位支付押金、保證金、履約保證金，及對(duì)方以保函方式要求全額付款的，等等特殊的要求，應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)，避免給公司造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，甚至是損失。審核無(wú)誤后，依據(jù)草簽合同先行登記，包括：合同內(nèi)容、金額、對(duì)方單位、有效期間等。具體樣式見(jiàn)電子版登記表。
（二）在收到正式合同后，應(yīng)首先與草簽合同登記表核對(duì)，把相關(guān)合同信息補(bǔ)充完整。例如：合同有效期間、收方單位（合同受益人與合同主體是否一致）、支付方式、其他事項(xiàng)（押金、中標(biāo)通知書(shū)中的內(nèi)容和價(jià)格等）。
已登記的草簽合同，一般情況下在當(dāng)月就可收到正式合同，如當(dāng)月未收到正式合同，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)（政策研究室）溝通了解合同狀態(tài)。對(duì)于特殊事項(xiàng)的合同，要實(shí)時(shí)跟進(jìn)該合同進(jìn)度。
（三）合同履行情況要及時(shí)登記在合同正本上，對(duì)于提前終止和已執(zhí)行完畢的合同也要在合同正本明顯位臵標(biāo)明“提前終止”和終止日期，或“執(zhí)行完畢”。
二、監(jiān)督合同履行進(jìn)度
各類(lèi)合同的執(zhí)行情況也各有不同：采購(gòu)類(lèi)、承攬類(lèi)合同應(yīng)注意支付的時(shí)間和比例；工程類(lèi)合同應(yīng)按工程進(jìn)度或比例付款；維修類(lèi)合同應(yīng)注意記列成本和付款時(shí)期是否一致，記列成本金額和付款金額是否一致；最后還要關(guān)注合同執(zhí)行部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議。例：1、購(gòu)買(mǎi)一套設(shè)備簽訂合同后要支付預(yù)付款**%、收到設(shè)備后支付**%、驗(yàn)收合同或質(zhì)保期滿后付尾款**%；2、簽訂一設(shè)備一年的維修合同，簽訂合同后先付80%的，成本記列與付款金額、成本記列間期與付款期間均不一致。
20xx年有部分合同需要相關(guān)部門(mén)確認(rèn)后再支付余款：1.同城信息系統(tǒng)二期再付款時(shí)要同城分公司確認(rèn)（對(duì)方單位是：深圳市絡(luò)道科技有限公司，合同號(hào)是：JS-11-43#）；2.發(fā)票開(kāi)具系統(tǒng)支付余款時(shí)需要計(jì)財(cái)部稅管員確認(rèn)（對(duì)方單位是：浪潮齊魯軟件產(chǎn)業(yè)有限公司、廈門(mén)宏網(wǎng)新軟件有限公司，合同號(hào)是：JS-11-34#、MM-11-35#）。
每月合同管理員應(yīng)與制證人員核對(duì)成本及實(shí)際情況，并做好登記。
三、計(jì)算、匯繳印花稅
�。ㄒ唬┯�(jì)算印花稅
根據(jù)稅法要求按合同類(lèi)別計(jì)算印花稅款。合同中有明確標(biāo)的額的，按照適用稅率計(jì)算繳納。合同中沒(méi)有明確標(biāo)的額的，首先按5元從稅務(wù)管理員領(lǐng)出印花稅票后粘貼在合同上，到合同執(zhí)行期滿有明確金額后，按實(shí)際發(fā)生額計(jì)算后再扣減已貼印花稅票后，為實(shí)繳印花稅金額并按匯繳方式上報(bào)。
（二）匯繳印花稅
每月20日前將上月有明確標(biāo)的額的合同計(jì)算印花稅，含已按發(fā)生額計(jì)算實(shí)繳印花稅的（合同簽訂時(shí)沒(méi)有明確金額，在其到期月計(jì)算實(shí)際繳稅金額），合并編入每月的匯繳清單內(nèi)報(bào)稅管員。
每年一月另按年編制合同匯總匯繳清單，于當(dāng)年1月20日前將上年匯總匯繳清單單獨(dú)報(bào)稅管員。
四、檔案管理
每年6月前將上一年的合同按年匯繳清單裝訂成冊(cè)。對(duì)已執(zhí)行完畢的合同按合同類(lèi)別、年匯繳清單裝訂，未執(zhí)行完畢的合同，單獨(dú)保存，待執(zhí)行完畢后再裝訂保存。
五、其他
�。ㄒ唬┳赓U合同、長(zhǎng)期維修合同、長(zhǎng)期購(gòu)銷(xiāo)合同等，在支付最后一筆款時(shí)，應(yīng)提醒合同使用人是否續(xù)簽或另簽新合同。
�。ǘ└鶕�(jù)合同計(jì)提、攤銷(xiāo)或預(yù)估
對(duì)于經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)已發(fā)生或正在進(jìn)行中的，已收到正式合同，尚未付款的，按實(shí)際已發(fā)生月份計(jì)提。按合同先行付款所屬期間是日后的，應(yīng)依實(shí)際成本發(fā)生期每月攤銷(xiāo)。如果合同正在會(huì)簽中或其他途徑得知，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)已發(fā)生的，不論金額是否明確，均應(yīng)按發(fā)生期間暫預(yù)估入賬。特別是在季度末、半年末、年末，更要正確、及時(shí)計(jì)提、攤銷(xiāo)或預(yù)估。例：20xx年的補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)，因1-2月價(jià)格等事項(xiàng)未明確，所以3月底按草簽合同，及時(shí)將1-3月預(yù)估入賬。
目前正在計(jì)提、攤銷(xiāo)的合同是：
1、租賃合同：按合同每月計(jì)提、攤銷(xiāo)房屋租賃和停車(chē)位租賃款。
2、其他合同：1.公司（望京大院）物業(yè)費(fèi)季初月付本季度物業(yè)服務(wù)費(fèi)，本季度后兩個(gè)月按月攤銷(xiāo)；2.公司保潔員當(dāng)付計(jì)提，次月付款；3.20xx年補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)按月計(jì)提。注意：計(jì)提和攤銷(xiāo)并不固定，當(dāng)出現(xiàn)應(yīng)付未付時(shí)可能不應(yīng)攤銷(xiāo)而是計(jì)提。
目前暫沒(méi)有需預(yù)估的與合同相關(guān)的款項(xiàng)，因此要求合同管理員對(duì)符合預(yù)估要求的事項(xiàng)，第一時(shí)間通知憑證制證人員，制證人員再通知該經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行部分填寫(xiě)預(yù)估表，并根據(jù)預(yù)估表編制會(huì)計(jì)憑證。
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