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例會流程管理制度
公司會議管理制度
一、目的:
為了使公司的會議管理規(guī)范化、有序化,減少不必要的會議,縮短會議時間,提高公司會議效率,特制訂本制度。
二、適用范圍:
本制度適用于成都分公司會議管理。
三、會議分類:
行政會:每周一上午9:30分,公司行政會議。
質(zhì)詢會:每周六下午5點(diǎn)客戶經(jīng)理質(zhì)詢會。
總結(jié)會:每月月底公司月度總結(jié)會。
(注:臨時會議,公司另行通知)
四、會議安排的原則
小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
五、會議準(zhǔn)備
行政會議需準(zhǔn)備,行政部門參會人員的工作周計(jì)劃,以及周總結(jié)。
質(zhì)詢會須由3S秘書將公司員工的周計(jì)劃周總結(jié)提前匯總,并整理備用。 總結(jié)會需要文員提前將公司業(yè)績統(tǒng)計(jì)出來備用,并制作成PPT供參會人員使用。
六、會議的組織
1、行政應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場,檢查會務(wù)落實(shí)情況,做好會前準(zhǔn)備。
2、主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。
3、會議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況,對議程進(jìn)行適時、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。
4、行政為會議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。
七、會議的記錄
1、公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。
2、公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄,以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。
3、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會議主持人審核簽名。
4、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。
八、會議制度
遲到、早退、缺席。
1、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的,計(jì)為遲到。會議開始會議記錄員提前五分鐘到場。
2、早退。凡參加會議人員,如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的,計(jì)為早退。
3、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的,計(jì)為缺席。
注:無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。凡因未通知到得原因,造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。
例會流程管理制度 [篇2]
一、管理流程
相關(guān)部門 人事行政部 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)
二、管理規(guī)定
1、 目的:
為規(guī)范集團(tuán)總部及各公司各類會議,統(tǒng)一會議管理模式,提高會議質(zhì)量,確保會議精神的貫徹、執(zhí)行,增強(qiáng)集團(tuán)公司整體管理水平,特制定本制度。
2、 適用范圍:
XXXX國際建設(shè)集團(tuán)集團(tuán)總部及所屬各公司。
3、職責(zé):
3.1行政部門負(fù)責(zé)會議管理工作,所有重要會議要在集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到行政部登記備案。
3.2公司以上級別會務(wù)工作主要由行政部承辦,其他部門主辦或召集的會議,由各自主辦單位負(fù)責(zé),行政部給予適當(dāng)協(xié)助。
3.3其他部門主辦的會議資料除各自存檔外,須上報(bào)行政中心,便于對相關(guān)會議資料進(jìn)行統(tǒng)一整理、立卷、存檔。
4、會議分類:
4.1公司級以上會議(含):主要包括總經(jīng)理辦公會、周工作例會、月工作例會、公司年終總結(jié)表彰大會、全體職工大會等,應(yīng)分別報(bào)請集團(tuán)總經(jīng)理或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由行政部門負(fù)責(zé)組織召開。
4.2專題會議:即涉及集團(tuán)或各專業(yè)板塊到全公司的政策、業(yè)務(wù)專項(xiàng)會議。比如:業(yè)務(wù)部門的重大商務(wù)投資會、資金計(jì)劃會、資金平衡會、專項(xiàng)技術(shù)方案研討會、重大人事任免研討會等,由相關(guān)部門提出專項(xiàng)會議計(jì)劃報(bào)副總裁或各公司總經(jīng)理,批準(zhǔn)后送行政部門備案,由會議召集部門負(fù)責(zé)會議通知、組織和實(shí)施并對會議紀(jì)要進(jìn)行整理和存檔。
4.3部門工作會議:各部門召開的工作例會,由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織。
4.4各類培訓(xùn)課程:由(集團(tuán))公司或相關(guān)部門組織的各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)課程。
5、會議安排:
5.1例會安排:
為避免會議過多或重復(fù),全公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例會規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容和匯報(bào)程序來組織召開。例行會議安排如下:
5.1.1集團(tuán)(公司)總經(jīng)理辦公會議
此會議的舉行時間為每周五上午9:00點(diǎn),由集團(tuán)高層管理人員參加,包括:副總裁、集團(tuán)副總、各版塊公司總經(jīng)理、各中心總監(jiān)及其他關(guān)鍵負(fù)責(zé)人,主要針對集團(tuán)的重大事件進(jìn)行研討及決策,由此來宏觀掌控公司的發(fā)展方向及管理目標(biāo)。
5.1.2集團(tuán)(公司)周工作例會
此會議的舉行時間為每周六下午17:00,如有其它變動行政中心將提前通知各部門。會議議程是:董事長工作指示或上一級會議精神傳達(dá);集團(tuán)新的管理制度宣貫;上周工作總結(jié);下周工作計(jì)劃;需要其它部門配合或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的事宜;對分管領(lǐng)導(dǎo)布署下周集團(tuán)公司的整體工作計(jì)劃及工作要求。每周五下午下班后(不得遲于晚上6點(diǎn),安哥拉本地時間),各分公司及部門應(yīng)將本周工作總結(jié)與下周工作計(jì)劃報(bào)送至行政中心,由行政中心匯總后報(bào)總經(jīng)理審閱。
5.1.3集團(tuán)(公司)月度工作例會
此會議的舉行時間為每月最后一個周六的下午17:00(平時的周例會時間),如有其它變動行政部將提前通知各部門。會議議程是:董事長工作指示或上一級會議精神傳達(dá);集團(tuán)新的管理制度宣貫;各分公司及中心匯報(bào)上月工作總結(jié)、下月工作重點(diǎn)及出現(xiàn)的需要其它部門配合或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的事宜;總經(jīng)理布署下月集團(tuán)的整體及重點(diǎn)工作及會議總結(jié)。要求會議前一天下班前,各部門應(yīng)將本月工作總結(jié)與下月工作計(jì)劃匯至行政中心,由行政中心匯總后報(bào)總經(jīng)理審閱。
5.1.4集團(tuán)(公司)年終總結(jié)表彰大會
總結(jié)全年工作情況,布署下一年度工作任務(wù),表彰獎勵先進(jìn)集體及個人。此項(xiàng)會議由行政中心具體組織實(shí)施。
5.1.5 各部門周例會
除集團(tuán)(公司)周例會外,各分公司及部門每周至少要組織一次例會,會議自行組織與安排,會議時間不得與集團(tuán)(公司)周例會時間沖突。
5.1.6各專題會議
相關(guān)分公司及部門根據(jù)實(shí)際工作需要不定期地召開,會議的內(nèi)容主要是針對各專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、布署執(zhí)行和總結(jié)。
5.2其它會議安排
凡涉及到多個分公司及部門負(fù)責(zé)人參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議,會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天向總經(jīng)理報(bào)批,批準(zhǔn)后由行政部門進(jìn)行統(tǒng)一安排,方可召開。
5.3凡集團(tuán)(公司)已列入會議計(jì)劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需臨時安排其它會議,組織部門應(yīng)提前2天報(bào)總經(jīng)理審批并報(bào)請行政中心調(diào)整會議計(jì)劃,未經(jīng)行政中心調(diào)整的,任何人(部門)不得隨意調(diào)整正常會議計(jì)劃。
5.4各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排,各部門小會不得安排在公司例會同期召開,應(yīng)堅(jiān)持小會服從大會,局部服從整體的原則。
5.5會議一經(jīng)確定,與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排,原則上不可請假缺席或遲到,遇特殊情況須提前向直屬總經(jīng)理請假,獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加,會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項(xiàng),確保會議布署的各項(xiàng)工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負(fù)責(zé)。
6、會議的準(zhǔn)備:
6.1會議通知 行政中心(或相關(guān)行政部門)開會前需要做好會議地點(diǎn)預(yù)定,確定會議主題、議題、議程、內(nèi)容、會議目標(biāo)、參會人員,明確參會人員需準(zhǔn)備的資料,并提前下發(fā)會議通知,確保參會人員知悉。
6.2行政中心要提前做好會場布置,提前準(zhǔn)備好電腦、投影儀、錄音筆、激光筆等會議用品,并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水(茶水或礦泉水)或其他招待用品,制作和設(shè)置會標(biāo)、桌簽等。
6.3指定會議記錄員,會議過程中做好會議記錄并留下音頻記錄。
6.4制作準(zhǔn)備會議簽到表,做好參會人員簽到事項(xiàng),核實(shí)參會人員遲到、缺席原因,登記于簽到表處并反饋至?xí)h組織者。
6.5有專項(xiàng)主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議,應(yīng)由行政部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作,根據(jù)會議規(guī)模需使用音響設(shè)備的,由行政部提前做好音響調(diào)試安排;
6.6上級重要領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)、座談性質(zhì)會議及團(tuán)體會等會議,公司應(yīng)視情況準(zhǔn)備果品和鮮花;
6.7特別重大會議,應(yīng)由行政部專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,具體包括以下內(nèi)容:
6.7.1會議議題、議程安排(應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者);
6.7.2會議資料準(zhǔn)備(如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā));
6.7.3會議場所布置;
6.7.4會議服務(wù)人員的安排;
6.7.5會議簽到;
6.7.6會后事項(xiàng)安排。
6.8會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。
6.9會議結(jié)束后需要清理會議室,關(guān)閉好門窗、電源,退還會議室鑰匙。
7、會議紀(jì)律
7.1參會人員必須提前到場,不得無故遲到、早退(提前請假獲批者除外)。遲到者,根據(jù)遲到時間在會場前進(jìn)行等時的自我罰站。不得無故缺席會議,如確實(shí)有緊急情況,須提前請假,否則視為缺席,違者將視情節(jié)嚴(yán)重性予以10-25美元的處罰。
7.2召開會議期間,與會人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成靜音狀態(tài),不準(zhǔn)接聽電話,如有重要電話應(yīng)向會議組織者請假后離場接聽,以免影響會議效果。違者將予以25美元處罰。
7.3會議期間要求集中精力、認(rèn)真聽取發(fā)言,不得交頭接耳開小會、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出,不得做與工作無關(guān)的事情,應(yīng)按次序發(fā)言,如有急需說明事項(xiàng),應(yīng)向會議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言,違者將予以10美元的處罰。
7.4參會人員離場后須將自己隨身物品及垃圾帶走。
8、其他規(guī)定:
8.1應(yīng)明確公司會議的目的,集團(tuán)(公司)會議的終極目的是解決問題、提高效率,因此會議應(yīng)明確主題,不開無邊際的會議。同時加強(qiáng)會議精神、會議決策的落實(shí)、執(zhí)行、監(jiān)督檢查。
8.2與會者的發(fā)言要言簡意駭,一般發(fā)言不可過長,會議組織者或主持人在開會時應(yīng)予以明示。
8.3參會人員要及時將會議精神轉(zhuǎn)達(dá)給部門人員。
8.4公司會議的會議紀(jì)要由行政中心派專人負(fù)責(zé)整理, 會議結(jié)束后48小時內(nèi)提交會議紀(jì)要,并由相應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā),會議紀(jì)要要通過郵箱發(fā)給與會人員,必要時,報(bào)送上級領(lǐng)導(dǎo)、抄送相關(guān)部門、下發(fā)相關(guān)人員。其它會議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理,由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。
8.5會議結(jié)束后行政部或其它會議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類,并將會議中對
各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、上報(bào)、報(bào)送、下發(fā)。公司會議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由行政部專人負(fù)責(zé),根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn),并在下一次例會前將各部門完成情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
9、附則:
本制度由行政中心負(fù)責(zé)解釋,如有未盡事宜,將按集團(tuán)(公司)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
XXXX 附表:
1、 會議議程模板 2、 會議紀(jì)要模板
3、 會議問題點(diǎn)反饋及跟蹤表 4、 會議簽到表模板
國際建設(shè)集團(tuán) 二O一五年一月十六日
行政中心周例會
會議議程模板
一、時間: 二、地點(diǎn): 三、主持人: 四、會議議程:
1、 經(jīng)驗(yàn)分享環(huán)節(jié)(工作經(jīng)驗(yàn)、生活經(jīng)驗(yàn)、安全預(yù)防等); 2、 上周工作情況總結(jié);
3、 督導(dǎo)員對未按計(jì)劃及要求完成工作的相關(guān)情況進(jìn)行通報(bào); 4、 下周工作計(jì)劃匯報(bào); 5、 領(lǐng)導(dǎo)工作點(diǎn)評;
6、 重點(diǎn)工作分配,重大事項(xiàng)宣讀;
會議紀(jì)要
編號:****
會議議題:
主辦(單位)部門:
會議時間:*年*月*日 08:00-12:00 會議地點(diǎn): 會議主持: 記錄人: 參會人員: 紀(jì)要內(nèi)容:
正文內(nèi)容(宋體,小四,1.5倍行間距)
附件(共 個附件) 附件1:問題點(diǎn)反饋及跟蹤表 附件2:XXXXXXXX
簽發(fā): *年*月*日
報(bào)送: 抄送: 下發(fā): 共 * 頁 第1頁
__________會問題點(diǎn)反饋及跟蹤表
__________會議簽到表
例會流程管理制度 [篇3]
為了對公司各部門月工作進(jìn)展?fàn)顩r做以了總結(jié),對下一步工作計(jì)劃做以部署,同時提高團(tuán)隊(duì)整體工作效率、力爭把公司業(yè)務(wù)運(yùn)作推向條理化、計(jì)劃性運(yùn)作特制定本管理辦法,具體內(nèi)容如下:
一、 會議時間、與會人員
1)每月月初的第一個星期日早晨九點(diǎn)整,為公司月例會日。
2)原則上要求公司全體員工必須全員參加,不得無故缺席、特殊人員(駐項(xiàng)目或因業(yè)務(wù)出差人員)除外,但各部門應(yīng)至少派一名代表參加。
3)因故不能按時到達(dá)會議現(xiàn)場者,需于會議前30分鐘告知行政人事部或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
二、 會議內(nèi)容與要求
1)參會人員須認(rèn)真準(zhǔn)備各自當(dāng)月已完成工作,未完成、需要公司協(xié)助待解決等工作事項(xiàng)匯總,總結(jié);要求條理化清晰、語言簡練易懂。
2)所有參會人員需攜帶個人記事本,記錄筆等記錄工具于會議開始前五分鐘到達(dá)現(xiàn)場。
3)與會人員應(yīng)認(rèn)真做好各自會議紀(jì)要,并全面落實(shí)會議決議。
三、會議組織形式與實(shí)施
為了達(dá)到會議應(yīng)有的效果,會議采取輪流匯報(bào)、共同協(xié)商、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的組織,實(shí)施形式。
1)各部門代表逐一匯報(bào)工作,有工作障礙現(xiàn)場提出,大家共同協(xié)商,并制定出可行方案。
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2)最后由公司副總經(jīng)理,總經(jīng)理對下一步工作做以部署,具體流程如下:
1)對于積極按時參加月例會,工作善于總結(jié)匯報(bào)的員工,公司決定將其列為企業(yè)年度優(yōu)秀員工候選人名單。
2)無故缺席或在與會約定時間未到達(dá)會議現(xiàn)場的員工,第一次公司將給予其警告,第二次處以50元經(jīng)濟(jì)處罰。
為了將我們這個大家庭建立成一支有組織,有紀(jì)律的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì),希望大家嚴(yán)格遵守以上會議規(guī)定。
此制度規(guī)定自下發(fā)之日起嚴(yán)格實(shí)施!
行政人事部
2015年4月9日
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