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生產(chǎn)跟單員工作內(nèi)容流程介紹
生產(chǎn)跟單員的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)拓生產(chǎn)，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。以下是由小編整理關(guān)于生產(chǎn)跟單員工作流程的內(nèi)容，希望大家喜歡!
生產(chǎn)跟單員工作流程
1.客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應(yīng)注意將它們轉(zhuǎn)成書(shū)面訂單。
下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。舉例如：顏色、數(shù)量等。
2.訂單的審查
每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設(shè)備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達(dá)到客戶的要求，這是關(guān)鍵。
要分清此單是加工單還是OP單。
3.開(kāi)生產(chǎn)單、流程卡
每張單開(kāi)時(shí)，一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4.生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5.小樣
打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。
6.修改定單
一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開(kāi)單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當(dāng)客戶提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料(生產(chǎn)單、流程卡)。
7.大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要按排出貨。
三.售后服務(wù)
客戶投訴或是退貨時(shí)：
對(duì)客戶的投訴，我們要了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。
客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問(wèn)題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。
很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。
有時(shí)只能按客戶的要求來(lái)處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達(dá)到雙贏。
四. 如何溝通好使跟單工作做得更好
同本廠內(nèi)的各部門溝通：
面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。
同客戶的溝通：
生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程
1、下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū)。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?
3、制定生產(chǎn)計(jì)劃。
4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的(或增加，或減少)，有包裝上的，有交期的變更(或提前，或推遲)。接到客戶要求變更，首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒(méi)按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，如果是通用的，問(wèn)題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。
外貿(mào)跟單員工作流程
客戶 詢盤 ：一般在客戶下perchase Order之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報(bào)價(jià)。
得到訂單：經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。
下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。
業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。
下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知, 通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和 單證 員分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
驗(yàn)貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。
8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員)。
9. 商檢 ：如果是國(guó)家法定 商檢 產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明 商檢 要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
租船訂倉(cāng)：
10.1.如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或 船公司 。應(yīng)盡早與 貨代 聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知(ING ORDER)，通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。
10.2.如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或 船公司 咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的 船公司 ，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向 貨代 公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng) 報(bào)關(guān) 要求，等內(nèi)容。
10.4.向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。
安排拖柜：
11.1.貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址， 報(bào)關(guān) 行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等
11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。
11.3.要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為 提單 的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
委托 報(bào)關(guān) ：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
獲得運(yùn)輸文件：
13.1. 最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將 提單 補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同 提單 出的船證明等。
13.2. 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
13.3. 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。
準(zhǔn)備其他文件
14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
14.2.FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供 報(bào)關(guān)單 ，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。
14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。
14.5.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
交單：
15.1.采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部 單證 ，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。
15.2.采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。
文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。
工作內(nèi)容流程介紹：
一、接單與確認(rèn)
1. 接收訂單：從銷售部門或客戶處獲取生產(chǎn)訂單，仔細(xì)核對(duì)訂單信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等。
2. 訂單審核：與相關(guān)部門（如技術(shù)、采購(gòu)、生產(chǎn)等）共同審核訂單，確認(rèn)生產(chǎn)可行性、原材料供應(yīng)情況以及生產(chǎn)周期等。
3. 問(wèn)題反饋與溝通：如發(fā)現(xiàn)訂單存在問(wèn)題或不明確之處，及時(shí)與銷售部門或客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保訂單準(zhǔn)確無(wú)誤。
二、生產(chǎn)計(jì)劃制定
1. 了解生產(chǎn)能力：熟悉工廠的生產(chǎn)設(shè)備、人員配置以及生產(chǎn)效率等情況，評(píng)估工廠的生產(chǎn)能力。
2. 制定生產(chǎn)計(jì)劃：根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，包括各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、生產(chǎn)進(jìn)度安排等。
3. 與相關(guān)部門協(xié)調(diào)：將生產(chǎn)計(jì)劃傳達(dá)給生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量控制部門等，確保各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。
三、原材料采購(gòu)跟進(jìn)
1. 確認(rèn)原材料需求：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，確定所需原材料的種類、數(shù)量和規(guī)格。
2. 采購(gòu)訂單下達(dá)：向采購(gòu)部門提交原材料采購(gòu)訂單，并跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保原材料按時(shí)到貨。
3. 原材料質(zhì)量檢驗(yàn)：與質(zhì)量控制部門合作，對(duì)到貨的原材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保原材料符合生產(chǎn)要求。
4. 問(wèn)題處理：如發(fā)現(xiàn)原材料存在質(zhì)量問(wèn)題或供應(yīng)延遲等情況，及時(shí)與采購(gòu)部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。
四、生產(chǎn)過(guò)程監(jiān)控
1. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤：定期到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)了解生產(chǎn)進(jìn)度，與生產(chǎn)部門保持密切溝通，及時(shí)掌握生產(chǎn)動(dòng)態(tài)。
2. 質(zhì)量控制：協(xié)同質(zhì)量控制部門對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。
3. 問(wèn)題解決：發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如設(shè)備故障、工藝問(wèn)題、質(zhì)量問(wèn)題等，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行。
4. 生產(chǎn)調(diào)整：根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整，如調(diào)整生產(chǎn)進(jìn)度、增加或減少生產(chǎn)數(shù)量等。
五、包裝與出貨
1. 包裝要求確認(rèn)：與銷售部門或客戶確認(rèn)產(chǎn)品的包裝要求，包括包裝材料、包裝方式等。
2. 包裝過(guò)程監(jiān)督：監(jiān)督生產(chǎn)部門按照包裝要求進(jìn)行產(chǎn)品包裝，確保包裝質(zhì)量。
3. 出貨安排：與物流部門協(xié)調(diào)出貨事宜，安排運(yùn)輸方式和時(shí)間，確保產(chǎn)品按時(shí)交付給客戶。
4. 出貨文件準(zhǔn)備：準(zhǔn)備出貨所需的文件，如發(fā)票、裝箱單、提單等，確保出貨手續(xù)齊全。
六、售后跟進(jìn)
1. 客戶反饋收集：及時(shí)收集客戶對(duì)產(chǎn)品的反饋意見(jiàn)，包括質(zhì)量問(wèn)題、使用問(wèn)題等。
2. 問(wèn)題處理：將客戶反饋的問(wèn)題傳達(dá)給相關(guān)部門，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，并及時(shí)回復(fù)客戶。
3. 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：對(duì)生產(chǎn)跟單過(guò)程中的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施，不斷提高生產(chǎn)跟單工作的效率和質(zhì)量。
總之，生產(chǎn)跟單員在整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程中起著重要的協(xié)調(diào)和監(jiān)督作用，確保產(chǎn)品能夠順利生產(chǎn)并按時(shí)交付給客戶。
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